Szakértői rendszerről akkor beszélünk, ha egy adott probléma kapcsán (pl. takarmányozás) a szerzők által előre kitalált kérdéssor (pl. állatfaj, fajta, tömeg, hasznosítási irány, nem, tartástechnológia, stb.), előre megadott válaszaiból (pl. legelőn tartott, ill. istállózott) választani tudunk, ezzel adva meg saját, konkrét problémánk jellemzőit. Válaszaink alapján a szakértői rendszer viszontválaszában kiválogatja számunkra a speciális helyzetünkhöz leginkább illő, előre betárolt tartalmakat (pl. takarmányszükségleti adatokat).
Minden olyan esetben, amikor a szakirodalom, a szakértők alapvetően egyetértenek abban, milyen egyedi élethelyzetben mit is érdemes tanácsolni, de ezen tanácsok a szakirodalomban szétszórtan lelhetők fel, hasznos lehet (a keresési idő csökkentése révén) a töredékek zárt, konzisztens rendszerbe való összefoglalása, a kérdés-felelet alapú tanácsadási folyamat IT eszközökkel való támogatása. Így a felhasználó tértől és időtől függetlenül, ill. gyorsan jut a tanácsadók egyértelmű véleményéhez.
Abban az esetben, ha sokféle objektumról (pl. takarmányféleségek) számos jellemzőt kell tárolni, de ezen adatok közül egy időben csak néhány speciális adatot szeretnénk visszakérdezni tudni, hasznos lehet, ha a nagy adatmennyiséget képesek vagyunk tetszőlegesen szűrni. Az online kimutatás-varázslás tehát nagy adatmennyiségből az éppen szükséges tartalmakat, a leginkább értelmezhető formában adja meg a felhasználó által beállítva ezeket. Az online kimutatás-varázslás esetén csak annyi adat töltődik le gépünkre, amennyit éppen lekérdeztünk.
A táblázatkalkulációs szoftverekből ismert offline kimutatásvarázslás (pivot) esetén a teljes adatmennyiséget letöltjük gépünkre, majd az ott kialakított kimutatás-varázsló segítségével használhatjuk a teljes adatbázist.