A lap 2009. január 17., 13:47-kori változata

Forrás

XLS

A tervezett alkalmazás/megoldás címe

A leghatékonyabb iktatási rendszer kiválasztása hasonlóságelemzés segítségével, egy budapesti pályázatkezelő Zrt-nél. Hogyan lehet hatékonyabbá tenni a pályázatok iktatási rendszerét?

A feladat előtörténete

2007. év elején felmerült az a gondolat, hogyan lehet jól kézben tartani azt a sok átvett iratot (cég integráció), s a naponta beérkező pályázatok, levelek sokaságát. Az elődszervezetektől átvett és jelenleg is működtetett rendszerek ellenére kisebb-nagyobb gondot jelent pontosan megtudni, hol van egy-egy irat, mit írtak le benne, mit is tartalmaz egy-egy pályázati dosszié. S ha egyszerre többen is dolgozni szeretnének egy pályázati anyagon, hogyan jutunk hozzá a megfelelő dokumentumokhoz. Utánajárás, másolatok készítése, „vissza kellene adnom, de kinek”, „miért pont nálam keresik” problémák megoldására kerestük a hosszútávon is megbízható, s a teljes szervezet számára hasznos megoldást.

A feladat megoldás jelenlegi helyzete és ennek értékelése

A probléma, feladat megoldásához 4 szakértő segítségét kértem, akik ismerik az iratkezelés és pályázatkezelés folyamatát a cégen belül. Hogyan tovább? Mi is változik meg? Holnaptól már megoldottuk a problémákat? A szakértői team feltérképezte a meglévő folyamatokat, meghatározta a rendszerrel kapcsolatos vezetőségi, felhasználói elvárásokat, igényeket. Ezek felmérése, rendszerezése, illetve az esetleges bővítés során a rendszerrel szemben támasztott követelmények meghatározása alapján kiinduló elvárásainkat (KO feltételeinket) 5 attribútumot különböztetünk meg: • Milyen mértékben illeszkedik a cég pályázatkezelési folyamataihoz • Különböző feltételek szerint kereshetünk az iratok között • Gyorskereséssel néhány másodperc alatt hozzáférhetünk a kívánt dokumentumhoz • Microsoft Word, Excel fájlokban, valamint e-mailekben tartalom szerint i kereshetünk • A teljes dokumentumtörténetet figyelemmel kísérhetjük A feladat megoldásában több lehetőséget hasonlítottam össze, ebből megállapítható, hogy jelenleg melyik megoldás a legkedvezőbb a cég számára.

A tervezett megoldás adatvagyonának bemutatása (ANYAG)

Az adatok értékeléséhez szakértők segítségét vettem igénybe. Az összegyűjtött adatok értelmezésében szintén a szakértők voltak segítségemre.

A feladat által érintett célcsoportok

A feladat megoldása a következő főbb területeket érinti: • Pénzügyi-számviteli területen az elvárt fő funkciók: kimenő és bejövő számlák kezelése, vevő-szállító analitika, bank, pénztár, vegyes könyvelés, ÁFA analitika, dolgozói analitika, cash-flow, pénzügyi folyószámla, kintlévőség kezelés, késedelmi kamat kezelés, deviza kezelés, számviteli beszámolók, tárgyi eszköz nyilvántartás. • A humán menedzsment és munkaügyi területen támogatni kell a munkaerő toborzás és kiválasztás folyamatát, személyi és munkaügyi adatok nyilvántartását és kezelését, a teljesítmény értékelés támogatását, segíteni a bértervezést és javítani az egyéb nyilvántartásokat. • A beszerzés területen a munkafolyamat támogatása mellett közbeszerzési funkciókat, pénzügyi és nyilvántartási feladatokat kell ellátnia az ú rendszernek. • A kontrolling funkciók jelentősen erősödni fognak, ezek közül a tervezés, terv-tény összehasonlítás, és az adatok több rétegű kezelése a legfontosabbak. A főbb általános követelmények az egységes törzsadat kezelés, ellenőrzött adatbevitel, jogosultság kezelés, adatbiztonság, rugalmas lekérdezési lehetőségek megvalósítása.

A feladat megválaszolása kapcsán várható hasznosság

Az általam készített összehasonlítás leglényegesebb – cégen belül mindenkit érintő – hasznossága: • Iratok digitalizálása (szkennelése) a beérkezés és a kiküldés időpontjában, elektronikus tárolás jól kereshető struktúrában, egybe tartozó iratok (pályázatok) elektronikus dossziéba rendezése. Minden jogosult munkatárs előveheti az elektronikus könyvtárból a dokumentumképet, és dolgozhat vele akár fizikai kézbevétel nélkül is. • Ezzel párhuzamosan EGY é TELJES pályázati dosszié lesz a szervezetben, mely tartalmaz minden bejövő és keletkező eredeti iratot. A dosszié/dokumentum átadások nyomon követhetőek lesznek, az iratok átadása-átvétele és dossziéba rendezése elektronikusan is dokumentálttá válik, s bármikor lekérdezhető, kinél van az adott irat. • A kimenő iratok iktatásánál, postázásánál is korszerűbb lesz a jelenlegi gyakorlathoz képest.

A saját megoldás bemutatása (MÓDSZER)

A megoldás lépései: • Excel tábla létrehozása (alapadatok tábla) • Adatbázis tábla elészítése • Pivot kimutatás készítése • Solver tábla készítése Fkeres függvény segítségével

Az eredmények értelmezése (EREDMÉNY)

A feladat elvégzése után néhány táblázat és kimutatás állt rendelkezésre. Ezek gondos áttanulmányozásával számos információt nyerhetünk. Az irány azt jelenti, mikor ér többet egy megoldás, ha a kiindulási adatok kicsik (1), vagy, ha nagyok (0). Az iránysor értelmezése: az illeszkedés mértéke minél nagyobb, annál jobb, míg a rangsorszámok már eleve rangsorszámok (azaz minél kisebb, annál jobb) A feladat tanulmányozásával megláthatjuk, hogy melyek voltak azok a tényezők, melyek a legfontosabb szerepet játszottak a döntés kialakításában, melyek voltak a legfontosabb ismérvek. Miután megfogalmazódtak a programmal szembeni elvárások, fel kellett térképezni a piac szereplőit és az általuk kínált megoldásokat. Legfontosabb objektumaink a következők: • Nem vezetnek be új iktatási rendszert • Az iktatás mennyiségi és minőségi javítására új munkaerőket vonnak be • Az eddig használt EMIR rendszert egészítik ki egy újabb modullal • IktatOk Elektronikus iktató program bevezetése • IQtató programrendszer bevezetése Cégünk az 5 lehetőség közül IQtató programrendszer bevezetését választotta. A megoldásból látható, hogy a legmeghatározóbb nem a költség volt, hanem az, hogy a felhasználói elvárásoknak, igényeknek maximálisan eleget tegyenek.

Ajánlások megfogalmazása (KÖVETKEZTETÉS)

Az információ többletérték lehetőségének levezetése (VITA)

Lépcsős függvény átforgatása szakértői rendszerként értelmezhető táblázatba

Kapcsolódó, ill. konkurens megoldások, dokumentumok

nyilatkozat és kitöltési segédlet