A lap 2009. január 20., 20:58-kori változata

Forrás

XLS

A tervezett alkalmazás/megoldás címe

A MÁV Magyar Államvasutak ZRt. számlarögzítési és engedélyezési rendszerének egyszerűsített bemutatása

A feladat előtörténete

Mint a MÁV ZRt. munkatársa, több éves pénzügyi tapasztalattal betekintést nyertem a vállalat mindennapjaiba, felépítésébe, számviteli és egyéb rendszereibe.

Jelenleg a MÁV ZRt.-nél alkalmazott GIR (Oracle) rendszer Kötelezettségek moduljában dolgozom.

A Kötelezettségek modul kezeli a szállítói számlákat és kifizetéseket.

Szállítói számla: a MÁV ZRt. szervezeti egységei számára teljesítés alapján a szállító partner által kibocsátott számviteli bizonylat.

Feladatomban a Szállítói számlák kezelésének egyszerűsítési lehetőségét vizsgálom.

A feladat megoldás jelenlegi helyzete és ennek értékelése

A munkám során egyre nyilvánvalóbbá vált, hogy a szállítói számlák rögzítési folyamatának egyszerűsítése szükséges.

A jelenlegi folyamatban a számla beérkezése után azt formailag és tartalmilag vizsgáljuk, hogy a számviteli és adótörtvények előírásainak megfelel-e. A számla életútja az iktatással, azaz analitikus rögzítéssel folytatódik. Ez a fejszintű rögzítést takarja. Amennyiben hiányos a számla, fejszintű rögzítés nem lehetséges.

Következő lépés a számla elismertetése, majd visszaérkezés után a sorszintű rögzítése és felettes jóváhagyása után kerülhet sor a kifizetés jóváhagyására.

Ez a folyamat több napot vesz igénybe.

Vizsgálatom célja az időintervallum rövidítése.

A tervezett megoldás adatvagyonának bemutatása (ANYAG)

Objektumok (sorok)

A számla számviteli törvények előírásaival való összehasonlítása és az adattartalmának ellenőrzése a megfelelő szinteken.

A sorok a számlakezelés lehetséges variációinak típusait tartalmazzák.

Variációs lehetőségek száma 2*2*2*2*2*2*2=128, melyek matematikai alapokon nyugszanak.

Attribútumok (X, Y oszlopok)

Az oszlopok a vizsgált feltételek teljesülését mutatják be részünkre.

• vevő adatai
• kiállító adatai
• számla összegének helyessége
• bélyegző megléte és helyessége
• számla hitelesítéséhez az aláírás megfelelősége
• javítás esetén számviteli törvénynek megfelel-e
• kiállítás kelte és érkezés megfelelősége
• analitikusan rögzítve
• jóváhagyva (elismerve)
• könyvelve
• jóváhagyva
• kifizetve

A feladat által érintett célcsoportok

A számlák befogadásával, rögzítésével, kifizetésével foglalkozó GIR felhasználó részére nyújt iránymutatást.

A feladat megtekintése minden érdeklődő számára információt nyújt, hogy az Ő esetében, mely részeire célszerű figyelni egy számla átvételénél és a könyvelési rendszerbe történő rögzítésénél.

A feladat megválaszolása kapcsán várható hasznosság

A számlázási bizonylatok befogadásának pontosabbá megbízhatóbbá és pontosabbá tétele.

A saját megoldás bemutatása (MÓDSZER)

Rendszerünk bemutatásának szemléltetése: fkeres és ha függvények alkalmazásával, illetve kombinációjával kezeljük a folyamatban felmerülő variációs lehetőségek szűrését a hibátlan kimenet ( kifizethetőség ) érdekében.

• A számlák hiányos vagy nem megfelelősége esetén nem tudunk tovább lépni a folyamatban, így a bizonylat nem rögzíthető analitikusan:
  • visszaküldjük a kiállítónak helyesbítésre, a pontos észrevételünk jelzésével.
• A hatályos előírásoknak megfelelő bizonylatok rögzítésre kerülnek a GIR rendszerünkben.
• megrendelési igényeink teljesülése esetén a bizonylat kifizetése megtörténhet.

A beépített feltétel (ellenőrző és korlátozó) rendszerek segítségével a hibázás lehetőségét minimalizáljuk, mert analitikus rögzítés megtörténte után a könyvelőrendszer már ellenőrzi az ismereteink alapján előzetesen kialakított feltételek meglétét.

Az eredmények értelmezése (EREDMÉNY)

Esetünkben látható, hogy a legnagyobb hibázási lehetőség a számlák számviteli és adótörvények előírásaival kapcsolatos kibocsátás és befogadás (elfogadás) lépéseiben alakulhat ki. Gyakran előfordul, hogy hiányosan érkezik egy bizonylat, amely így nem felel meg a hatályos előírásoknak.

A hiányos bizonylat: nem rögzíthető a könyvelési rendszerben, ezáltal kellemetlenséget okozhat a kibocsátó vállalkozás pénzügyi helyzetében, mert az általa előírt fizetési határidőre nem kapja meg az elvégzett tevékenységéért járó juttatását, követelését.

A hatályos előírások megfelelése esetén rögzíthető a bizonylat a rendszerünkben, de a vállalatunk méreténél ( nagyságánál ) fogva a folyamat kiegészül a beszerzéshez kapcsolódó szerződés illetve a teljesítés megtörténtétének ismeretével rendelkező kollégák bevonásával, akik elismerik a szállítással kapcsolatos feltételek és a megrendelési igényeink teljesülését.

A hiányos, hibás vagy nem megfelelő számlát visszaküljük a kiállító részére módosítás céljából.

Rövid leírásból látható, sok feltétel megfelelősége alapján történik a számla kifizetésének elbírálása. A szakértői rendszer használata esetén gyorsan megtekinthetjük a követelés állapotát és a következő feladatot.

Ajánlások megfogalmazása (KÖVETKEZTETÉS)

a számlák fogadásának hatályos előírásokkal történő összehasonlítása, ellenőrzése, megrendelési igényeinkkel történő összehasonlítása fontos feladat.

A kialakított könyvelési rendszerbe épített

• ellenőrző szabályok folyamatos fejlesztésével
• szerződések könnyebb elérhetőségével
• és a bizonylatok digitális továbbításával

könnyebben átlátható és gyorsabb rendszer tudunk létrehozni, mely a kor követelményeinek jobban megfelel és költségek csökkenését eredményezi!

Az információ többletérték lehetőségének levezetése (VITA)

Lépcsős függvény átforgatása szakértői rendszerként értelmezhető táblázatba

Kapcsolódó, ill. konkurens megoldások, dokumentumok

nyilatkozat és kitöltési segédlet https://miau.gau.hu/mediawiki/index.php/2007:SZR:Végrendelet