A lap 2014. február 22., 17:27-kori változata

Vezetői összefoglaló

Ide kell megadni a teljes szócikk kialakítása után az a 1-5 üzenetet, melyet a célcsoport számára mindenképpen el kell tudnia juttatnia a szerzőnek...

Forrás

[1]

A tervezett alkalmazás/megoldás címe

Gyógyszer alapanyag beszállító kiválasztás támogatása hasonlóságelemzéses módszerrel

A feladat előtörténete

Személyes kötődés

Munkahelyem egy nagy gyógyszergyártó cég (melynek anonimitását a feladatban megőrizni tartozom) Napi fő tevékenységem jellemzően "egyszerű" táblázatkezeléses megoldásokon alapuló, főleg kapacitás- és költségelemzés, standardok és gyártások tényadatainak összevetése. Ennek megfelelően sokáig a legnagyobb gondot számomra a feladat megoldása kapcsán a megfelelő, de mégis testhezálló és nem utolsó sorban a jövőben esetleg még gyakorlatban is hasznosítható téma kiválasztása okozta. Végül egy kedves beszerző Kollégámmal folytatott beszélgetés és a Tőle kapott, a beszállítók kiválasztásának jelenlegi gyakorlatáról szóló információk, kapcsolódó fájlok felhasználását választottam kiindulási alapként a feladatmegoldáshoz.

Szakértői javaslatok

A feladat kapcsán szükségszerűen megismerkedhettem a témakörben vállalatunknál alkalmazott jelenlegi gyakorlattal. Az ismerkedési folyamat során gyorsan megfogalmazódott bennem két alapvető problémakör, melyek nem egyszerűen csak teret adnak, hanem egyenesen igénylik fejlesztő, javító szándékú beavatkozást. Ez a két probléma tér egyrészt a jelenlegi gyakorlat korszerűtlen eszköztára és kialakítása miatt szükséges jelentős adminisztratív munkaidő ráfordítás, másrészt a mindezen jelentős ráfordítás ellenére sem tökéletesen megalapozottnak nevezhető, ezáltal anyagi kockázatot is magában hordozó döntési mechanizmus. A szócikkben leírt megoldási alternatíva mindkettőben javulást eredményezhet, ezért (és persze hálából a témaválasztáshoz kapott segítségért) a feladat sikeres befejezése után a közben megszerzett tapasztalataimat és ismereteimet megosztani tervezem az érintettekkel.

A feladat megoldásának jelenlegi helyzete (best practice) és ennek értékelése/kritikája

Hasonlóan a többi iparághoz, a gyógyszeripar szereplői számára is nagyon fontos a felhasznált alapanyagok beszerzése során a költséghatékonyság biztosítása és emellett ebben az iparágban elengedhetetlen a minőség szempontjainak megkérdőjelezhetetlen figyelembe vétele. Ennek biztosítása érdekében a gyártók rendszeresen auditálják beszállítóikat, a beszerző részlegek pedig rendszeresen monitorozzák, értékelik a potenciális beszállítókat, hogy évről évre a szerződések megújításakor megalapozott legyen a tárgyalási stratégiájuk.
A Form munkalap egy ilyen Beszállító értékelő adatlap alapján készült, melyen az egyes beszállítókat beszerzési/logisztikai és minőségügyi szempontok szerint pontozzák és a pontok súlyozott összesítése alapján állapítanak meg a különböző kategóriákra és azok összesített végeredményére vonatkozó minősítést.
Az így kinyert minősítés egy-egy beszállítóra vonatkozóan alapot ad a vele való jövőbeni kapcsolat előzetes megítélésére, alkalmazandó hozzáállás megtervezésére, viszont nem tartalmaz támogató megoldást azokra az esetekre, amikor egy adott anyagtípusra vonatkozóan több beszállító is hasonlóan elfogadható minősítést ér el.
A "kiválasztás" teljesen offline módon, pl. egy értékelő megbeszélésen, az összegyűjtött értékelő lapok egyenként való végignézése, vélemények egyeztetése alapján történik. A példamodellben szereplő attribútum (X) értékek esetén a döntés egyértelműen a Szállító 4-re esne a legalacsonyabb Y érték (Egységár) illetve az Ár/teljesítmény viszony egyszerűsített, Egységár/összpontszám hányadosain alapuló értékelése miatt.
A jelenlegi módszer hiányossága, hogy nem biztosít lehetőséget az ár-teljesítmény viszony pontos, matematikailag megalapozott elemzésre támaszkodó összehasonlítására és beépítésére a döntéshozatalba.

A tervezett megoldás adatvagyonának bemutatása (ANYAG)

Az adatvagyon alapját a Form munkalapon szerepeltetett kategóriák/szempontok képezik, melyek alapján a Meta munkalapon egy-értékoszlopos metaadatbázist hoztam létre. Az anonimitás megőrzéséhez kapcsolódva nem csak a vizsgált beszállítók nevét nem jelenítem meg, de az értékelés számértékeit is az Excel által véletlenszerűen generáltatva állítottam elő.

Objektumok (sorok)

Szállítók, nem valós megnevezésükkel, csak sorszámmal megkülönböztetve 1-4-ig

Attribútumok (X, Y oszlopok)

X értékek: A Beszállító értékelő lapon szereplő értékelési szempontok, az ott alkalmazott 1-5 pontozásos mértékegységgel.

• Termék megbízhatósága (pont): minél nagyobb a pontszám (X), annál nagyobb lehet az Egységár (Y).
• Termék információk (pont): minél nagyobb a pontszám (X), annál nagyobb lehet az Egységár (Y).
• Kapcsolattartó elérhetősége (pont): minél nagyobb a pontszám (X), annál nagyobb lehet az Egységár (Y).
• Kapcsolattartó szakmaisága (pont): minél nagyobb a pontszám (X), annál nagyobb lehet az Egységár (Y).
• Tárgyalási és döntési képesség (pont): minél nagyobb a pontszám (X), annál nagyobb lehet az Egységár (Y).
• Kötelezettségek tiszteletben tartása (pont): minél nagyobb a pontszám (X), annál nagyobb lehet az Egységár (Y).
• Reklamációk (pont): minél nagyobb a pontszám (X), annál nagyobb lehet az Egységár (Y).
• Minőségügyi szempontok (pont): minél nagyobb a pontszám (X), annál nagyobb lehet az Egységár (Y).

(Az értékelő lapon (Form) a jelenlegi módszer szerinti értékelést segítő, a pontértékeket szöveges értékelésként is megjelenítő, beágyazott HA függvényen alapulóan működő mezők is találhatóak)
Y érték: Az Egységár €/Kg-ban.

A feladat által érintett célcsoportok

A jól sikerült, kifejlesztett rendszer értékes lehet közvetlen módon a vállalat beszerzői és minőségbiztosítói számára, mert megalapozott támogatást nyújthat stratégiai döntéseikben.
Közvetett módon ez természetesen hasznos lesz a termelés és minőség-ellenőrzés részlegei számára is.

A feladat megválaszolása kapcsán várható hasznosság

Milyen állapotba kerülne a jelenlegi (best practice) döntési logika mentén a döntéshozó?

A beszállítók értékelésének módszere

• • Offline adatgyűjtés
  • Manuális adat- feldolgozás, összesítés
  • Szubjektív összehasonlításokon alapuló minősítés
  • Csaknem kizárólag Egységár alapú döntések

alapján történne.

Mennyit ér ez az állapot?

Nem értékesítés tárgyát képező módszerekről szól a feladat, ezért az értékét viszonyítási alapként 100 egységben határozom meg.

Milyen állapotba kerülhet a tervek szerint a tervezett hasonlóságelemzéses módszer bevezetése után a döntéshozó?

A beszállítók értékelésének módszere

• • Online adatgyűjtés
  • Automatikus adat- feldolgozás, összesítés
  • Objektív, matematikai módszereken alapuló minősítés
  • Ár/érték arányon alapuló döntések

alapján történne.

Mennyit ér ez az állapot?

A módszer értékét az erőforrásigény és a hibás döntések kockázatának csökkentése miatt 125 egységben határozom meg.

Mely kiadások várható milyen mértékben és milyen időbeliséggel?

• Jelenlegi (best practice) változat költsége:
  • Manuális adat- gyűjtés és feldolgozás: havonta 20 munkaóra = 20x2500 = 50 000 Ft rendszeres költség
  • A havonta megtartott értékelő megbeszélésekre az öt érintett szervezet képviselői átlag 3 órát fordítanak, ez 3x5x2500 = 37 500 Ft rendszeres költség
  • ’’’Összesen: havi 87 500 Ft rendszeres költség’’’
• A hasonlóság vizsgálaton alapuló rendszerhez az alábbi ráfordítások lennének szükségesek:
  • Eszköz igény: nem generál kalkulálandó költséget, a vállalat meglévő IT infrastruktúrája (MS Wndows szerverekkel üzemeltetett intranet hálózat) és a licenszelt, használatban lévő alkalmazások (MS Office Professional Plus 2010 csomag, MS SQL adatbáziskezelő stb.) alkalmas platformot adnak a fejlesztéshez - 0 Ft
  • Munkaóra ráfordítás:
    • Felhasználói igény specifikálása (URS) - Beszerző, 2 munkanap 16x2500 = 40 000 Ft
    • online adatgyűjtő rendszer kialakítása - a "Form" excel tábla alapján a Metaadatok gűjtésére és feldoglozására szolgáló adatbázis és html (SharePoint) alapú adat- gyűjtői, beviteli felhasználói felület készítése - IT munkatárs, 3 munkanap 24x2500 = 60 000 Ft
    • szakértői rendszer kialakítása - a hasonlóságelemzés informatikai háttér megvalósításának és felhasználóbarát kezelő felületének leprogramozása - IT munkatárs, 10 munkanap 160x2500 = 400 000 Ft
  • Összes egyszeri ráfordítás: 40 000 + 60 000 + 400 000 = 500 000 Ft
  • Állandó, rendszeres költségek:
    • Adatgyűjtés és feldolgozás: az automatizált SharePoint workflow-val menedzselt online adatgyűjtéssel becslésem szerint a 10%-ára csökkenhet-> megtakarítás havonta 45 000Ft rendszeres költség.
    • Értékelő megbeszélések: a bevezetendő szakértői rendszer akár teljes mértékben is elhagyhatóvá tehetné, de az esetleges véleménykülönbségek lehetőségére gondolva 10%-ot itt is megtartok várható jövőbeni költségként - a megtakarítás így havonta 33 750 Ft rendszeres költség.
      
  • Ténylegesen (pénzben kifejezhető) várható megtakarítás tehát:

Havonta 45 000 + 33 750 = 78 750 Ft

Mennyi a két érték közötti különbség, a konkrétan tervezhető hasznosság?

A havi 78 750 FT megtakarítás és a 25%-osnak betervezett többletérték alapján 98 437 Ft-ban fejezhető ki. (Ez alapján az egyszeri ráfordításként kalkulált 500 000 Ft-os invesztíció megtérülése a használat 6. hónapjában realizálódik.)

A saját megoldás bemutatása (MÓDSZER)

• Adatbázis:
  A Meta munkalapon a Form munkalapon szereplő szempontokat és értékeket soroltam fel. (A pontértékeket véletlen szám generálással állítottam elő a modellben)
  A Pivot Munkalapon Kimutatás varázsló segítségével ellenőriztem a Meta munkalapon végrehajtott adatbevitel helyességét

• Sorszámozás:
  A Solver munkalap 3-8 soraiban a Pivot munkalapon táblázatos formába rendezett alapadatokat jelenítem meg hivatkozás segítségével.
  A 11-15 sorban SORSZÁM függvény segítségével meghatároztam a pontszámok alapján minden egyes attribútumra vonatkozóan az objektumok helyezését, sorrendjét. A sorrendezés irányultsága minden esetben 0, tehát minden szempontnál a legmagasabb pontérték az első helyezett.
  A 19-24 sorban alakítottam ki a lépcsők megjelenítésére szolgáló táblázatot, a 4 szállító adataihoz 4 lépcsős beállítással.

• Solver paraméterek:
  A Solver bővítményt úgy paramétereztem be, hogy a Lépcsős táblázat ($C$20:$J$23 cellák) módosításával Minimalizálja a 27-32 sorokban FKERES függvény alkalmazásával létrehozott táblázatban kiszámításra kerülő tényleges és becsült Egységárak közti különbség NÉGYZETÖSSZEG értékét (M24)
  A Solver constraint beállítását segédtábla (N19:V20) segítségével úgy adtam meg, hogy minden egyes lépcső érték >= legyen mint ugyanazon kategória előző lépcsőfoka.

• Solver ítélet:
  Az N21:N27 cellákban HA függvény alkalmazásával szállítónként minősítem a tényleges és a becsült Egységár egymáshoz viszonyított értékét (különbségét).

• "Solver (2)" munkalap:
  Az elsőként alkalmazott beállításokkal a szakértői rendszer létrejöttére utaló állapot (minden tény-becsléspár gyakorlatilag azonos, tehát teljesül a solver célcellájában szereplő négyzetösszeg érték minimalizálása), nem jött létre, helyette a Becslések értékei egyenlítődtek ki, így az eredmény nem volt értékelhető. Ezért a lap másolásával létrehozott újabb munkalapon módosított beállításokkal, a vizsgált attribútumokat lekorlátozva azokra, melyekre a lépcsősfüggvények mátrixában egyforma értékeket kaptak, a Solver újrafuttatás után már elérhető volt a szükséges egyensúly, alkalmazhatóvá váltak a Solver ítélet oszlop HA függvényes minősítései.

• "Solver (3)INVERZ" munkalap:
  Az eredmény hitelességének ellenőrzése céljából az újabb lap másolással létrehozott munkalapon a Solvert a rangsorolás irányának megfordításával (inverz) futtattam újra és a Solver (2) munkalapra visszahivatkozva HA függvény segítségével minősítettem a két futtatásban kapott becsült és tényleges árak közti különbségeket. A különbségek szorzatának előjele (0-hoz képesti értéke) alapján a kapott eredmény (a modellben szereplő véletlenszerűen generált értékekkel) mind a négy Szállítóra „hiteles”-nek bizonyult.

Az eredmények értelmezése (EREDMÉNY)

A szakértői rendszerben az alapul vett véletlenszerűen generált tesztadatok alapján ~7,9 €/KG becsült egységár érték kalkulálódott ki. Ehhez képest az 1-es és 3-as Szállító ajánlata Felülértékeltnek bizonyult, vagyis a Szállító által kért ár magasabb, mint a becsült valódi érték, tehát nem éri meg ilyen kondíciók esetén őket választani. A 2-es és 4-es Szállító becslése Alul értékeltnek bizonyult, tehát (ebben a nézetben) az általuk ajánlott ár ár-érték aránya kedvező, javasolható a velük való együttműködés.

Ajánlások megfogalmazása (KÖVETKEZTETÉS)

Jelenleg a pontozásos vizsgálatuk alapján hasonlóan jó összpontszámot/minősítést elért szállítók közül egyszerűen csak az árkülönbség alapján választanak. Ez nem elég objektív, nem ad módot az ár-érték arány valódi figyelembe vételére. A részpontszámokhoz rendelt súlyozás bizonyos fokig segíti az ilyen szituációkban való döntéshozatalt, de tovább erősíti a szubjektivitást túl azon, amennyire maga a pontozás is már eleve az.
Az összes kategóriára szakértői rendszerként felépített, hasonlóságelemzésen alapuló módszer alkalmazása lerövidítheti, számszerű alapokra helyezheti, tehát objektívebbé teheti a kiválasztást.
Mivel a szakértői rendszer létrehozásának költsége a számítás szerint rövid időn belül megtérülne, a szakmai és gazdasági szempontok egyaránt alátámasztják létjogosultságát.

Az információ többletérték lehetőségének levezetése (VITA)

A jelenlegi módszer alkalmazása az adatgyűjtés adminisztrációs teendői mellett elvárja az értékelő/minősítő megbeszélések munkaidő ráfordítását is és ennek ellenére valószínűleg kevésbé pontosan veszi figyelembe az egyes beszállítók egymáshoz képesti megítélését. A szakértői rendszer alkalmazásának bevezetésével felszabaduló adminisztratív munkaidőt a beszerzők elsődleges tevékenységükre, a piackutatásra, kapcsolattartásra és ártárgyalásokra fordíthatják, ami további megtakarításokat eredményezhet.
A beszállítókra vonatkozó adatok megfelelő formátumú és struktúrájú adatbázisban történő gyűjtése, tárolása, majd szakértői rendszerré történő feldolgozása segítségével objektívebb, megalapozottabb döntések lesznek meghozhatóak, mivel bekerül a vizsgálati módszerbe az ár-teljesítmény viszony kapcsán megválaszolandó kérdés, ér-e annyit egy-egy szállító ajánlott árúja az adott szempontok alapján, mint amennyit kér érte?
A jelenlegi rendszer sajátosságaiból, szubjektivitásából adódó kockázat egy esetleges hibás szállítóválasztásra visszavezethető anyagi kár mértéke jelentősen meghaladja a szakértői rendszer számított 500 000 Ft-os (a számítás szerint 6 hónap alatt a munkaidő megtakarításból meg is térülő) bekerülési költségét. Például: a cég egyik piacvezető láz és fájdalomcsillapító termékéből havonta 3 gyártási tétel (150 000 doboz) készül, ennek ~6 MHUF előállítási árában 40%, 2,4 MHUF a hatóanyag beszerzési ára. Egy hatóanyag beszállítói problémára visszavezethető egy hónapos kiesés tehát előállítási áron számítva is 12-szerese a szakértői rendszer számított költségének, nem beszélve a nehezen forintosítható piaci megítélésben elszenvedhető károkról. Ha a szakértői rendszer csak 10%-al csökkenti az ilyen esetek előfordulásának kockázatát, akkor is megéri bevezetni.

Ki kell fejezni, hogy a tervezett hasznosság forintértékéhez képest a végső győztes ismeretében mennyit sikerült ebből a haszonból ténylegesen realizálni, vagyis megérte-e az elért hasznosság a befektetett időt/energiát? Létrejött-e a keresett innováció? A tervezett hasznosság minden egyes paraméterét felül kell vizsgálni, vagyis meg kell határozni, mi változott a tervezett és a tényleges végrehajtás utáni eredmények összevetése kapcsán. A tervekben elvileg ki kellett térni pl. arra, hogyan hatnak esetleges hiteltelen részeredmények a hasznosságra számszerűen? Egy végső Ft értéket kell megadni - levezetve tételesen indoklással a tervek alapján.

Lépcsős függvény átforgatása szakértői rendszerként értelmezhető táblázatba

Kapcsolódó, ill. konkurens megoldások, dokumentumok

Egyéb segítség: korábbi szócikk, csoportunk első elkészült szócikke
Konkurens megoldás: hasonló témát leíró szócikk, általam nem ismert szerzőtől
Szabvány Ideális szócikk 2010
COCO_FAQ[2]
nyilatkozat és kitöltési segédlet