A lap jelenlegi, 2009. január 26., 21:50-kori változata

Forrás

XLS

A tervezett alkalmazás/megoldás címe

A MÁV Magyar Államvasutak ZRt. számlarögzítési és engedélyezési rendszerének egyszerűsített bemutatása

A feladat előtörténete

Mint a MÁV ZRt. munkatársa, több éves pénzügyi tapasztalattal betekintést nyertem a vállalat mindennapjaiba, felépítésébe, számviteli és egyéb rendszereibe.

Jelenleg a MÁV ZRt.-nél alkalmazott GIR (Oracle) rendszer Kötelezettségek moduljában dolgozom.

A Kötelezettségek modul kezeli a szállítói számlákat és kifizetéseket.

Szállítói számla: a MÁV ZRt. szervezeti egységei számára teljesítés alapján a szállító partner által kibocsátott számviteli bizonylat.

Feladatomban a Szállítói számlák kezelésének egyszerűsítési lehetőségét vizsgálom.

A feladat megoldás jelenlegi helyzete és ennek értékelése

A munkám során egyre nyilvánvalóbbá vált, hogy a szállítói számlák rögzítési folyamatának egyszerűsítése szükséges.

A jelenlegi folyamatban a számla beérkezése után azt formailag és tartalmilag vizsgáljuk, hogy a számviteli és adótörvények előírásainak megfelel-e. A számla életútja az iktatással, azaz analitikus rögzítéssel folytatódik. Ez a fejszintű rögzítést takarja. Amennyiben hiányos a számla, fejszintű rögzítés nem lehetséges.

Következő lépés a számla elismertetése, majd visszaérkezés után a sorszintű rögzítése és felettes jóváhagyása után kerülhet sor a kifizetés jóváhagyására.

Ez a folyamat több napot vesz igénybe.

Vizsgálatom célja az időintervallum rövidítése.

A tervezett megoldás adatvagyonának bemutatása (ANYAG)

Objektumok (sorok)

A számla számviteli törvények előírásaival való összehasonlítása és az adattartalmának ellenőrzése a megfelelő szinteken.

A sorok a számlakezelés lehetséges variációinak típusait tartalmazzák.

Variációs lehetőségek száma 2*2*2*2*2*2*2=128, melyek matematikai alapokon nyugszanak.

Attribútumok (X, Y oszlopok)

Az oszlopok a vizsgált feltételek teljesülését mutatják be részünkre.

• vevő adatai
• kiállító adatai
• számla összegének helyessége
• bélyegző megléte és helyessége
• számla hitelesítéséhez az aláírás megfelelősége
• javítás esetén számviteli törvénynek megfelel-e
• kiállítás kelte és érkezés megfelelősége
• analitikusan rögzítve
• jóváhagyva (elismerve)
• könyvelve
• jóváhagyva
• kifizetve

A feladat által érintett célcsoportok

A számlák befogadásával, rögzítésével, kifizetésével foglalkozó GIR felhasználó részére nyújt iránymutatást.

A feladat megtekintése minden érdeklődő számára információt nyújt, hogy az Ő esetében, mely részeire célszerű figyelni egy számla átvételénél és a könyvelési rendszerbe történő rögzítésénél.

A feladat megválaszolása kapcsán várható hasznosság

A számlázási bizonylatok befogadásának pontosabbá, megbízhatóbbá és pontosabbá tétele.

A saját megoldás bemutatása (MÓDSZER)

Rendszerünk bemutatásának szemléltetése: fkeres és ha függvények alkalmazásával, illetve kombinációjával kezeljük a folyamatban felmerülő variációs lehetőségek szűrését a hibátlan kimenet ( kifizethetőség ) érdekében.

• A számlák hiányos vagy nem megfelelősége esetén nem tudunk tovább lépni a folyamatban, így a bizonylat nem rögzíthető analitikusan:
  • visszaküldjük a kiállítónak helyesbítésre, a pontos észrevételünk jelzésével.
• A hatályos előírásoknak megfelelő bizonylatok rögzítésre kerülnek a GIR rendszerünkben.
• megrendelési igényeink teljesülése esetén a bizonylat kifizetése megtörténhet.

A beépített feltétel (ellenőrző és korlátozó) rendszerek segítségével a hibázás lehetőségét minimalizáljuk, mert analitikus rögzítés megtörténte után a könyvelőrendszer már ellenőrzi az ismereteink alapján előzetesen kialakított feltételek meglétét.

Az eredmények értelmezése (EREDMÉNY)

Esetünkben látható, hogy a legnagyobb hibázási lehetőség a számlák számviteli és adótörvények előírásaival kapcsolatos kibocsátás és befogadás (elfogadás) lépéseiben alakulhat ki. Gyakran előfordul, hogy hiányosan érkezik egy bizonylat, amely így nem felel meg a hatályos előírásoknak.

A szabályoknak megfelelő bizonylat rögzíthető a rendszerünkben, de a vállalatunk méreténél ( nagyságánál ) fogva a folyamat kiegészül a beszerzéshez kapcsolódó szerződés, illetve a teljesítés megtörténtének ismeretével rendelkező kollégák bevonásával, akik elismerik a szállítással kapcsolatos feltételek és a megrendelési igényeink teljesülését.

A hiányos, hibás vagy nem megfelelő számlát visszaküldjük a kiállító részére módosítás céljából.

Rövid leírásból látható, sok feltétel megfelelősége alapján történik a számla kifizetésének elbírálása. A szakértői rendszer használata esetén gyorsan megtekinthetjük a követelés állapotát és a következő feladatot.

Ajánlások megfogalmazása (KÖVETKEZTETÉS)

A számlák fogadásának hatályos előírásokkal történő összehasonlítása, ellenőrzése, megrendelési igényeinkkel történő összehasonlítása fontos feladat.

A kialakított könyvelési rendszerbe épített

• ellenőrző szabályok folyamatos fejlesztésével
• szerződések könnyebb elérhetőségével
• és a bizonylatok digitális továbbításával

könnyebben átlátható és gyorsabb rendszer tudunk létrehozni, mely a kor követelményeinek jobban megfelel és az átfutási idő csökkenését eredményezi!

Az információ többletérték lehetőségének levezetése (VITA)

Lépcsős függvény átforgatása szakértői rendszerként értelmezhető táblázatba

Kapcsolódó, ill. konkurens megoldások, dokumentumok

https://miau.gau.hu/mediawiki/index.php/2007:SZR:Végrendelet

http://miau.gau.hu/miau/30/oldies/szr.xls

nyilatkozat és kitöltési segédlet