A lap 2009. január 19., 22:27-kori változata

Forrás

XLS

A tervezett alkalmazás/megoldás címe

A MÁV Magyar Államvasutak ZRt. számlarögzítési és engedélyezési rendszerének egyszerűsített bemutatása

A feladat előtörténete

Érdeklődésem felkeltette a munkahelyemen hallható beérkező számlák kezelésével kapcsolatos problémák megjelenése. Egyszerűsítésének keresése.

A feladat megoldás jelenlegi helyzete és ennek értékelése

A beérkező számla mennyiségből és a vállalat sajátosságaiból adódóan egyes bizonylatok átfutási ideje megnövekszik.

• hiba esetén a feladat újabb terheket jelent
• egyeztetni kell a hiba okával kapcsolatban
• újabb nyilvántartási rendszerbe venni.

A tervezett megoldás adatvagyonának bemutatása (ANYAG)

Objektumok (sorok)

A számla számviteli törvények előírásaival való összehasonlítása és az adattartalmának ellenőrzése a megfelelő szinteken.

A sorok a számlakezelés lehetséges variációinak típusait tartalmazzák.

Attribútumok (X, Y oszlopok)

Az oszlopok a vizsgált feltételek teljesülését mutatják be részünkre.

• vevő adatai
• kiállító adatai
• számla összegének helyessége
• bélyegző megléte és helyessége
• számla hitelesítéséhez az aláírás megfelelősége
• javítás esetén számviteli törvénynek megfelel-e
• kiállítás kelte és érkezés megfelelősége
• analitikusan rögzítve
• jóváhagyva (elismerve)
• könyvelve
• jóváhagyva
• kifizetve

A feladat által érintett célcsoportok

A számlák befogadásával, rögzítésével, kifizetésével foglalkozó emberek részére nyújt iránymutatást.

A feladat megtekintése minden érdeklődő számára információt nyújt, hogy az Ő esetében, mely részeire célszerű figyelni egy számla átvételénél és a könyvelési rendszerbe történő rögzítésénél.

A feladat megválaszolása kapcsán várható hasznosság

A számlázási bizonylatok befogadásának ( kibocsátásának ) pontosabbá és megbízhatóbbá tétele.

A saját megoldás bemutatása (MÓDSZER)

Rendszerünk bemutatásának szemléltetése: fkeres és ha függvények alkalmazásával, illetve kombinációjával kezeljük a folyamatban felmerülő variációs lehetőségek szűrését a hibátlan kimenet ( kifizethetőség ) érdekében.

• A számlák hiányos vagy nem megfelelősége esetén nem tudunk tovább lépni a folyamatban, így a bizonylat nem rögzíthető analitikusan:
  • visszaküldjük a kiállítónak helyesbítésre, a pontos észrevételünk jelzésével.
• A hatályos előírásoknak megfelelő bizonylatok rögzítésre kerülnek a GIR rendszerünkben.
• megrendelési igényeink teljesülése esetén a bizonylat kifizetése megtörténhet.

A beépített feltétel (ellenőrző és korlátozó) rendszerek segítségével a hibázás lehetőségét minimalizáljuk, mert analitikus rögzítés megtörténte után a könyvelőrendszer már ellenőrzi az ismereteink alapján előzetesen kialakított feltételek meglétét.

Az eredmények értelmezése (EREDMÉNY)

Esetünkben látható, hogy a legnagyobb hibázási lehetőség a számlák számviteli és adótörvények előírásaival kapcsolatos kibocsátás és befogadás (elfogadás) lépéseiben alakulhat ki. Gyakran előfordul, hogy hiányosan érkezik egy bizonylat, amely így nem felel meg a hatályos előírásoknak.

A hiányos bizonylat: nem rögzíthető a könyvelési rendszerben, ezáltal kellemetlenséget okozhat a kibocsátó vállalkozás pénzügyi helyzetében, mert az általa előírt fizetési határidőre nem kapja meg az elvégzett tevékenységéért járó juttatását, követelését.

A hatályos előírások megfelelése esetén rögzíthető a bizonylat a rendszerünkben, de a vállalatunk méreténél ( nagyságánál ) fogva a folyamat kiegészül a beszerzéshez kapcsolódó szerződés illetve a teljesítés megtörténtétének ismeretével rendelkező kollégák bevonásával, akik elismerik a szállítással kapcsolatos feltételek és a megrendelési igényeink teljesülését.

A hiányos, hibás vagy nem megfelelő számlát visszaküljük a kiállító részére módosítás céljából.

Rövid leírásból látható, sok feltétel megfelelősége alapján történik a számla kifizetésének elbírálása. A szakértői rendszer használata esetén gyorsan megtekinthetjük a követelés állapotát és a következő feladatot.

Ajánlások megfogalmazása (KÖVETKEZTETÉS)

a számlák fogadásának hatályos előírásokkal történő összehasonlítása, ellenőrzése, megrendelési igényeinkkel történő összehasonlítása fontos feladat.

A kialakított könyvelési rendszerbe épített

• ellenőrző szabályok folyamatos fejlesztésével
• szerződések könnyebb elérhetőségével
• és a bizonylatok digitális továbbításával

könnyebben átlátható és gyorsabb rendszer tudunk létrehozni, mely a kor követelményeinek jobban megfelel és költségek csökkenését eredményezi!

Az információ többletérték lehetőségének levezetése (VITA)

Lépcsős függvény átforgatása szakértői rendszerként értelmezhető táblázatba

Kapcsolódó, ill. konkurens megoldások, dokumentumok

nyilatkozat és kitöltési segédlet