Zugloi szallodak

Forrás

[1]

A tervezett alkalmazás/megoldás címe

Zuglói háromcsillagos szállodák infrastrukturális vizsgálata.

A feladat előtörténete

Feladat feldolgozásomban egy a cégünknél lezajlott beszerzés, egy bizonyos online tender esetét kívántam utólagosan feldolgozni, mivel a tendert megítélésem szerint nem a legmegfelelőbb ajánlattevő nyerte el a 2012-es esztendőre vonatkozóan. A vizsgálat módszertana és eredményessége egyúttal útmutatóként és új mérlegelési lehetőségként szolgálhat a cég számára az elkövetkező pályázatok értékelésénél.

A feladat megoldás jelenlegi helyzete és ennek értékelése

A pályázat-értékelés a következő folyamat szerint ment végbe:

• Pályázatok beérkezését és áttanulmányozását követően a 3 legmagasabb díjazású ügynökség kizárása;
• A fennmaradó 3 ügynökség prezentációjának és képviselőinek meghallgatása 1-1,5 órás időkeretben;
• Értekezlet az 5 fős marketingkommunikáció részleg részvételével, ahol is szubjektív pro- és kontra érveléssel döntöttek a győztesről;
• Jóváhagyás, eredmény kihirdetése.

Best practice eredmény:

• ASD (győztes);
• e-Steel;
• Sogno;
• ICT-SHOT (árajánlat alapján kizárt);
• Monbrand (árajánlat alapján kizárt);
• NJ Media (árajánlat alapján kizárt).

Az eredmény tehát igencsak -nem tudok rá megfelelőbb kifejezést- "barbár" döntési folyamat során született meg, mely nélkülözte a legalapvetőbb pontozásos és/vagy átlagérték-számítási módszereket is, noha a tenderkiírás tartalmazta az értékeléshez használandó pontrendszert, s a pályázati anyagokat ezen értékelési metódusnak megfelelően adták be a kommunikációs ügynökségek is. Kritikaként tehát a nemtörődömség és a szakmaiság hiánya (hiszen a szubjektivitás, az egyének befolyásolási képességei és befolyásolhatósági szintjei túlzott hangsúlyt kaptak a döntés során) egyaránt megfogalmazható a kiválasztás kapcsán.

A tervezett megoldás adatvagyonának bemutatása (ANYAG)

Nem ütközött különösebb nehézségbe összegyűjteni az adatokat, hiszen csupán a beadott pályázati anyagok lényegi adatait kellett egy már létező értékelési szempontrendszer alapján átvezetnem a vizsgálatomba. Az alábbi objektumok anonim ügynökségi elnevezések. A meghívásos pályázatban ez a 6 ügynökség vett részt, mivel primer kritérium volt az iparági (telco) tapasztalat és referencia.

Objektumok (sorok)

• ASD;
• e-Steel;
• ICT-SHOT;
• Monbrand;
• NJ Media;
• Sogno.

Attribútumok (X, Y oszlopok)

• (X1) Master banner (Tízezer Ft/darab) - Master banner előállítási díja. Annál nagyobb lehet a havidíj, minél kisebb a változó értéke. (irány=1)

• (X2) Online koncepció (Kód) - Online koncepció összhangja a vállalati elképzelésekkel. Annál nagyobb lehet a havidíj, minél nagyobb a változó értéke. (irány=0)

• (X3) Projekt men. tanácsadás (Tízezer Ft/óra) - Projekt menedzsment tanácsadás óradíja. Annál nagyobb lehet a havidíj, minél kisebb a változó értéke. (irány=1)

• (X4) Releváns referencia érték (Kód) - Iparági tapasztalat és referencia értéke. Annál nagyobb lehet a havidíj, minél nagyobb a változó értéke. (irány=0)

• (X5) Social media (Kód) - Social media koncepció összhangja a vállalati elképzelésekkel. Annál nagyobb lehet a havidíj, minél nagyobb a változó értéke. (irány=0)

• (Y) Havidíj (Tízezer Ft/hónap) - Az ügynökség havidíja.

A feladat által érintett célcsoportok

Pénzt ér a vizsgálati anyag a következő felhasználók számára, mert megtakarítás és döntési racionalizáció egyaránt várható:

• Marketing részleg;
• Marketingkommunikáció részleg;
• Vállalati beszerzési csoport;
• Pénzügyi részleg;
• Kontrolling csoport;
• Vállalati döntéshozók.

A feladat megválaszolása kapcsán várható hasznosság

Szakértői elemzés

• Adatvagyon megszerzése
• Az elemzéshez szükséges technikai rendszer (Microsoft Office programcsomag)
• Szakértői munka, elemzés lefolytatása

Hasonlóságelemzési módszer

• Adatvagyon megszerzése
• Az elemzéshez szükséges technikai rendszer (MY-X online elemző program és/vagy Microsoft Office programcsomag Excel programja)
• Szakértői munka, elemzés lefolytatása

A ráfordítások költségvonzata

• Adatvagyon megszerzése: Ingyenesen rendelkezésre álló pályázati anyagok.
• Az elemzéshez szükséges technikai rendszer: Microsoft Office programcsomag Excel programja és/vagy a MY-X online elemző program ingyenesen rendelkezésre állnak.
• Szakértői munka, elemzés lefolytatása:
  • Elemzési munkaidő: 6 óra x 5000 Ft/óra = 30000 Ft; de! 5 fő x 30000 Ft = 150000 Ft
  • Hasonlóságelemzés Microsoft Excel COCO-analízissel: 2,5 óra x 5000 Ft/óra = 12500 Ft

A hasonlóságelemzés módszerével elvégzett feladat által megtakarított legmagasabb érték hozzávetőlegesen: 137500 Ft. Az összeg nagysága egy átgondolatlan és pazarló (idő és pénz) döntési folyamat eredménye, amely a tanult módszertannal és kellő szabályozottsággal a fenti szintre redukálható. Ugyanakkor fontosnak tartom kiemelni, hogy havi szinten is jelentős, akár több százezer Forintos költséghányad is megtakarítható a szolgáltatás relatív ár/érték arányának megtartása mellett.

A saját megoldás bemutatása (MÓDSZER)

• Adatgyűjtés (Online tender anyaga), objektumok és attribútumok meghatározása;
• Adatbázis létrehozása;
• Pivot tábla készítése az alapadatok felhasználásával;
• Direkt solver
  • Pivot tábla alapján az egyes attribútumoknál külön-külön rangsorolást végeztem, ebből megkaptam a rangsor táblát;
  • Létrehoztam a Solver értékmeghatározásához (lépcsők) és ebből következően a becsült értékek (becsült havidíj) meghatározásához szükséges segédtáblákat, és a Solver függvény paraméterezéséhez (korlátozó feltételek) nélkülözhetetlen táblázatokat és értékeket (szorzatösszeg, delta);
  • Lefuttattam a Solvert, amely feltöltötte értékekkel a célcellákat és elvégezte a becslést a képletezésnek megfelelően;
• Inverz solver
  • A direkt solver lépéseivel megegyezően, de ellentétes rangsorolási iránnyal elvégeztem az inverz becslést is, majd megvizsgáltam a vizsgálat hitelességét;
• Elvégeztem az elemzést a COCO táblák kiértékelésével.

Az eredmények értelmezése (EREDMÉNY)

Direkt solver:

• Minden esetben hiteles eredmény született.
• A 6-ból 4 ügynökség jól árazta be, 1 alul-, 1 pedig felülértékelte (árazta) saját szolgáltatását a többi pályázó összehasonlítása tekintetében.

Eredmény:

• A legjobb árajánlatot a Sogno tette és a COCO-elemzés alapján azt is állíthatjuk, hogy a legnagyobb értékhozadékkal is ő rendelkezik, mivel a 230 egység (Tízezer Ft/hó) az összehasonlító vizsgálat szerint a többi ajánlat viszonyában 275 egységet (Tízezer Ft/hó) is megérne.
• A második legkedvezőbb árajánlatot benyújtó e-Steel jól árazta be magát, igaz a Sogno és saját díja között 20 egységgel (Tízezer Ft/hó) alacsonyabb tényleges havidíj és 25 egységgel (Tízezer Ft/hó) több becsült havidíj hozadék különbség mutatkozik a Sogno javára.

Ajánlások megfogalmazása (KÖVETKEZTETÉS)

• Az eredeti győztes ASD helyett, noha jól árazta be szolgáltatásait, relatív vonatkozásban jobb választás lett volna a Sogno.
• Az eredeti pályázati elbírálás és a COCO-elemzés eredményeinek összehasonlításában ez utóbbit lehet inkább mérvadónak tekinteni, mivel kizárja a korábban taglalt szubjektivitást és módszertani hiányosságokat az értékelésből és az elemzésből.
• A jövőre való tekintettel, hasonló online tender esetében megfelelőbb módszer lehet a COCO-elemzés alkalmazása a legutóbbi pazarló és véleményem szerint rossz eljárásmóddal szemben.

Az információ többletérték lehetőségének levezetése (VITA)

A tervezett 150000 Ft helyett 12500 Ft tényleges költséggel meg lehet valósítani az elemzést.

Realizálható haszon:

• A vizsgálatra jutó össz-, és egységköltségek, illetve az elemzésre fordítandó munkaórák és munkaerők száma is radikális csökkenést mutatnak a hasonlóságelemzésnek köszönhetően a jelenlegi metódussal szemben.
• Az elemzésnek köszönhetően ár/érték arány torzulás nélkül, jelentősen csökkenthetőek az online tevékenységre fordítható havi kiadások.
• Egy ilyen vizsgálattal ráadásul lehetőség nyílik egy második körös tenderre is, vagy akár az elképzelések, preferenciák megváltoztatásának függvényében egy negatív ajánlati árverseny kikényszerítésére is. Természetesen mérlegelni kell azt, hogy a későbbi jó üzleti kapcsolat nem-e sérül ebből kifolyólag.
• A jól és forintálisan is definiálható előnyök ellenére egy belső szervezeti ellenállás esetében, csupán mint kiegészítő döntéstámogatási eljárás is alkalmazható az általunk tanult és ismertetett elemzés.

Kapcsolódó, ill. konkurens megoldások, dokumentumok

nyilatkozat és kitöltési segédlet