Ba3:Beszallito

Vezetői összefoglaló

A szócikkemben feldolgozott témával igyekeztem rávilágítani, hogy a gyógyszeripar szereplői számára is van potenciális lehetőség a matematika és informatika eszköztárának felhasználására kockázat, adminisztratív terhek és potenciális veszteségeik csökkentése terén. Az iparágban megszokott relatíve nagy összegű kiadások és bevételek értékéhez mérten kisebb összeg ráfordításával komoly eredmények érhetőek el ezeken a területeken például egy a szócikkben leírthoz hasonló megoldás alkalmazásával.
A szócikkben modellezett konkrét példában szereplő cég számára a leírt módszer bevezetése néhány hónap alatt megtérülő ráfordítással jelentős munkaóra megtakarítást és megalapozottabb döntési mechanizmust eredményez.

Forrás

[1]

A tervezett alkalmazás/megoldás címe

Gyógyszer alapanyag beszállító kiválasztás támogatása hasonlóságelemzéses módszerrel

A feladat előtörténete

Személyes kötődés

Munkahelyem egy nagy gyógyszergyártó cég (melynek anonimitását a feladatban megőrizni tartozom) Napi fő tevékenységem jellemzően "egyszerű" táblázatkezeléses megoldásokon alapuló, főleg kapacitás- és költségelemzés, standardok és gyártások tényadatainak összevetése. Ennek megfelelően sokáig a legnagyobb gondot számomra a feladat megoldása kapcsán a megfelelő, de mégis testhezálló és nem utolsó sorban a jövőben esetleg még gyakorlatban is hasznosítható téma kiválasztása okozta. Végül egy kedves beszerző Kollégámmal folytatott beszélgetés és a Tőle kapott, a beszállítók kiválasztásának jelenlegi gyakorlatáról szóló információk, kapcsolódó fájlok felhasználását választottam kiindulási alapként a feladatmegoldáshoz.

Szakértői javaslatok

A feladat kapcsán szükségszerűen megismerkedhettem a témakörben vállalatunknál alkalmazott jelenlegi gyakorlattal. Az ismerkedési folyamat során gyorsan megfogalmazódott bennem két alapvető problémakör, melyek nem egyszerűen csak teret adnak, hanem egyenesen igénylik a fejlesztő, javító szándékú beavatkozást. Ez a két probléma tér egyrészt a jelenlegi gyakorlat korszerűtlen eszköztára és kialakítása miatt szükséges jelentős adminisztratív munkaidő ráfordítás, másrészt a mindezen jelentős ráfordítás ellenére sem tökéletesen megalapozottnak nevezhető, ezáltal anyagi kockázatot is magában hordozó döntési mechanizmus. A szócikkben leírt megoldási alternatíva mindkettőben javulást eredményezhet, ezért (és persze hálából a témaválasztáshoz kapott segítségért) a feladat sikeres befejezése után a közben megszerzett tapasztalataimat és ismereteimet megosztani tervezem az érintettekkel.

A feladat megoldásának jelenlegi helyzete (best practice) és ennek értékelése/kritikája

Hasonlóan a többi iparághoz, a gyógyszeripar szereplői számára is nagyon fontos a felhasznált alapanyagok beszerzése során a költséghatékonyság biztosítása és emellett ebben az iparágban elengedhetetlen a minőség szempontjainak megkérdőjelezhetetlen figyelembe vétele. Ennek biztosítása érdekében a gyártók rendszeresen auditálják beszállítóikat, a beszerző részlegek pedig rendszeresen monitorozzák, értékelik a potenciális beszállítókat, hogy évről évre a szerződések megújításakor megalapozott legyen a tárgyalási stratégiájuk.
A Form munkalap egy ilyen Beszállító értékelő adatlap alapján készült, melyen az egyes beszállítókat beszerzési/logisztikai és minőségügyi szempontok szerint pontozzák és a pontok súlyozott összesítése alapján állapítanak meg a különböző kategóriákra és azok összesített végeredményére vonatkozó minősítést.
Az így kinyert minősítés egy-egy beszállítóra vonatkozóan alapot ad a vele való jövőbeni kapcsolat előzetes megítélésére, alkalmazandó hozzáállás megtervezésére, viszont nem tartalmaz támogató megoldást azokra az esetekre, amikor egy adott anyagtípusra vonatkozóan több beszállító is hasonlóan elfogadható minősítést ér el.
A "kiválasztás" teljesen offline módon, pl. egy értékelő megbeszélésen, az összegyűjtött értékelő lapok egyenként való végignézése, vélemények egyeztetése alapján történik. A példamodellben szereplő attribútum (X) értékek esetén a döntés egyértelműen a Szállító 4-re esne a legalacsonyabb Y érték (Egységár) illetve az Ár/teljesítmény viszony egyszerűsített, Egységár/összpontszám hányadosain alapuló értékelése miatt.
A jelenlegi módszer hiányossága, hogy nem biztosít lehetőséget az ár-teljesítmény viszony pontos, matematikailag megalapozott elemzésre támaszkodó összehasonlítására és beépítésére a döntéshozatalba.

A tervezett megoldás adatvagyonának bemutatása (ANYAG)

Az adatvagyon alapját a Form munkalapon szerepeltetett kategóriák/szempontok képezik, melyek alapján a Meta munkalapon egy-értékoszlopos metaadatbázist hoztam létre. Az anonimitás megőrzéséhez kapcsolódva nem csak a vizsgált beszállítók nevét nem jelenítem meg, de az értékelés számértékeit is az Excel által véletlenszerűen generáltatva állítottam elő.

Objektumok (sorok)

Szállítók, nem valós megnevezésükkel, csak sorszámmal megkülönböztetve 1-4-ig

Attribútumok (X, Y oszlopok)

X értékek: A Beszállító értékelő lapon szereplő értékelési szempontok, az ott alkalmazott 1-5 pontozásos mértékegységgel.

• Termék megbízhatósága (pont): minél nagyobb a pontszám (X), annál nagyobb lehet az Egységár (Y).
• Termék információk (pont): minél nagyobb a pontszám (X), annál nagyobb lehet az Egységár (Y).
• Kapcsolattartó elérhetősége (pont): minél nagyobb a pontszám (X), annál nagyobb lehet az Egységár (Y).
• Kapcsolattartó szakmaisága (pont): minél nagyobb a pontszám (X), annál nagyobb lehet az Egységár (Y).
• Tárgyalási és döntési képesség (pont): minél nagyobb a pontszám (X), annál nagyobb lehet az Egységár (Y).
• Kötelezettségek tiszteletben tartása (pont): minél nagyobb a pontszám (X), annál nagyobb lehet az Egységár (Y).
• Reklamációk (pont): minél nagyobb a pontszám (X), annál nagyobb lehet az Egységár (Y).
• Minőségügyi szempontok (pont): minél nagyobb a pontszám (X), annál nagyobb lehet az Egységár (Y).

(Az értékelő lapon (Form) a jelenlegi módszer szerinti értékelést segítő, a pontértékeket szöveges értékelésként is megjelenítő, beágyazott HA függvényen alapulóan működő mezők is találhatóak)
Y érték: Az Egységár €/Kg-ban.

A feladat által érintett célcsoportok

A jól sikerült, kifejlesztett rendszer értékes lehet közvetlen módon a vállalat Beszerzői és Minőségbiztosítói számára, mert csökkentheti a szükséges adminisztratív munkaidő ráfordításukat és emellett megalapozottabb támogatást nyújthat döntéseik meghozatalában.
Közvetett módon ez természetesen a cég teljes működésre kedvezően hat, hasznos lesz a Termelés számára, mert csökken az alapanyag hiány vagy hiba miatti kiesések előfordulásának kockázata és a Minőség-ellenőrzés számára is, mert a beszállítói eredetű termékhibák kivizsgálásához szükséges extra vizsgálatok előfordulásának kockázata szintén csökken.

A feladat megválaszolása kapcsán várható hasznosság

Milyen állapotba kerülne a jelenlegi (best practice) döntési logika mentén a döntéshozó?

A beszállítók értékelésének módszere

• • Offline adatgyűjtés
  • Manuális adat- feldolgozás, összesítés
  • Szubjektív összehasonlításokon alapuló minősítés
  • Csaknem kizárólag Egységár alapú döntések

alapján történne.

• A jelenlegi (best practice) változat költsége:
  • Manuális adat- gyűjtés és feldolgozás: havonta 20 munkaóra = 20x2500 = 50 000 Ft rendszeres költség
  • A havonta megtartott értékelő megbeszélésekre az öt érintett szervezet képviselői átlag 3 órát fordítanak, ez 3x5x2500 = 37 500 Ft rendszeres költség
  • Összesen: havi 87 500 Ft rendszeres költség
    

Mennyit ér ez az állapot?

A vállalat a jelenlegi módszer alkalmazása mellett is stabilan működik, tehát nem vitatható el, hogy a módszer rendelkezik hasznossággal, ezért a módszer értékét 100 000 Ft-ban határozom meg
A jelenlegi (best practice) változat hasznossága

A fentiek alapján: 100 000 Ft Érték - 87 500 Ft Költség = 12 500 FT
Milyen állapotba kerülhet a tervek szerint a tervezett hasonlóságelemzéses módszer bevezetése után a döntéshozó?

A beszállítók értékelésének módszere

• • Online adatgyűjtés
  • Automatikus adat- feldolgozás, összesítés
  • Objektív, matematikai módszereken alapuló minősítés
  • Ár/érték arányon alapuló döntések

alapján történne.

• • A bevezetésre javasolt rendszer alkalmazásához kapcsolódó költségek:
    • Adatgyűjtés és feldolgozás: az automatizált SharePoint workflow-val menedzselt online adatgyűjtéssel becslésem szerint a 10%-ára csökkenhet-> 20 helyett 2 munkaóra x 2500 Ft = 5000 Ft rendszeres költség.
    • Értékelő megbeszélések: a bevezetendő szakértői rendszer akár teljes mértékben is elhagyhatóvá tehetné, de az esetleges véleménykülönbségek lehetőségére gondolva 10%-ot itt is megtartok várható jövőbeni költségként - így havonta 37 500 x 0,1 = 3 750 Ft rendszeres költség.
      
  • Összesen: havi 8 750 Ft rendszeres költség
    

Mennyit ér ez az állapot?

A vállalat a javasolt módszer alkalmazása mellett megalapozottabb döntések mentén működtetheti tovább a kritikus területet, tehát az állapot értéke a jelen állapotnál becsültnél magasabb lesz, 110 000 Ft-ban határozom meg
A jelenlegi (best practice) változat hasznossága

A fentiek alapján: 110 000 Ft Érték - 8 750 Ft Költség = 101 250 FT
HASZNOSSÁG KÜLÖNBÖZET = 101 250 - 12 500 = 88 750 Ft

Megtérülés számítás

• A hasonlóság vizsgálaton alapuló rendszerhez az alábbi ráfordítások lennének szükségesek:
  • Eszköz igény: nem generál kalkulálandó költséget, a vállalat meglévő IT infrastruktúrája (MS Wndows szerverekkel üzemeltetett intranet hálózat) és a licenszelt, használatban lévő alkalmazások (MS Office Professional Plus 2010 csomag, MS SQL adatbáziskezelő stb.) alkalmas platformot adnak a fejlesztéshez - 0 Ft
  • Munkaóra ráfordítás:
    • Felhasználói igény specifikálása (URS) - Beszerző, 2 munkanap 16x2500 = 40 000 Ft
    • online adatgyűjtő rendszer kialakítása - a "Form" excel tábla alapján a Metaadatok gyűjtésére és feldolgozására szolgáló adatbázis és html (SharePoint) alapú adat- gyűjtői, beviteli felhasználói felület készítése - IT munkatárs, 3 munkanap 24x2500 = 60 000 Ft
    • szakértői rendszer kialakítása - a hasonlóságelemzés informatikai háttér megvalósításának és felhasználóbarát kezelő felületének leprogramozása - IT munkatárs, 10 munkanap 160x2500 = 400 000 Ft
  • Összes egyszeri ráfordítás: 40 000 + 60 000 + 400 000 = 500 000 Ft
  • A rendszer bevezetéséből várható megtakarítás tehát:

Havonta 45 000 + 33 750 = 78 750 Ft költség csökkenés és 18 + 13,5 = 31,5 munkaóra felszabadulása.

A havi 78 750 FT költség megtakarítás alapján az 500 000 Ft-os egyszeri ráfordítás megtérülése a 7. hónapban realizálódik. A felszabaduló 31,5 munkaórát az érintettek elsődleges feladataikra fordítva további értékteremtő tevékenységgel járulhatnak hozzá a cég eredményesebb működéséhez.

A saját megoldás bemutatása (MÓDSZER)

• Adatbázis:
  A Meta munkalapon a Form munkalapon szereplő szempontokat és értékeket soroltam fel. (A pontértékeket véletlen szám generálással állítottam elő a modellben)
  A Pivot Munkalapon Kimutatás varázsló segítségével ellenőriztem a Meta munkalapon végrehajtott adatbevitel helyességét

• Sorszámozás:
  A Solver munkalap 3-8 soraiban a Pivot munkalapon táblázatos formába rendezett alapadatokat jelenítem meg hivatkozás segítségével.
  A 11-15 sorban SORSZÁM függvény segítségével meghatároztam a pontszámok alapján minden egyes attribútumra vonatkozóan az objektumok helyezését, sorrendjét. A sorrendezés irányultsága minden esetben 0, tehát minden szempontnál a legmagasabb pontérték az első helyezett.
  A 19-24 sorban alakítottam ki a lépcsők megjelenítésére szolgáló táblázatot, a 4 szállító adataihoz 4 lépcsős beállítással.

• Solver paraméterek:
  A Solver bővítményt úgy paramétereztem be, hogy a Lépcsős táblázat ($C$20:$J$23 cellák) módosításával Minimalizálja a 27-32 sorokban FKERES függvény alkalmazásával létrehozott táblázatban kiszámításra kerülő tényleges és becsült Egységárak közti különbség NÉGYZETÖSSZEG értékét (M24)
  A Solver constraint beállítását segédtábla (N19:V20) segítségével úgy adtam meg, hogy minden egyes lépcső érték >= legyen mint ugyanazon kategória előző lépcsőfoka.

• Solver ítélet:
  Az N21:N27 cellákban HA függvény alkalmazásával szállítónként minősítem a tényleges és a becsült Egységár egymáshoz viszonyított értékét (különbségét).

• "Solver (2)" munkalap:
  Az elsőként alkalmazott beállításokkal a szakértői rendszer létrejöttére utaló állapot (minden tény-becsléspár gyakorlatilag azonos, tehát teljesül a solver célcellájában szereplő négyzetösszeg érték minimalizálása), nem jött létre, helyette a Becslések értékei egyenlítődtek ki, így az eredmény nem volt értékelhető. Ezért a lap másolásával létrehozott újabb munkalapon módosított beállításokkal, a vizsgált attribútumokat lekorlátozva azokra, melyekre a lépcsősfüggvények mátrixában egyforma értékeket kaptak, a Solver újrafuttatás után már elérhető volt a szükséges egyensúly, alkalmazhatóvá váltak a Solver ítélet oszlop HA függvényes minősítései.

• "Solver (3)INVERZ" munkalap:
  Az eredmény hitelességének ellenőrzése céljából az újabb lap másolással létrehozott munkalapon a Solvert a rangsorolás irányának megfordításával (inverz) futtattam újra és a Solver (2) munkalapra visszahivatkozva HA függvény segítségével minősítettem a két futtatásban kapott becsült és tényleges árak közti különbségeket. A különbségek szorzatának előjele (0-hoz képesti értéke) alapján a kapott eredmény (a modellben szereplő véletlenszerűen generált értékekkel) mind a négy Szállítóra „hiteles”-nek bizonyult.

Az eredmények értelmezése (EREDMÉNY)

A szakértői rendszerben az alapul vett véletlenszerűen generált tesztadatok alapján ~7,9 €/KG becsült egységár érték kalkulálódott ki. Ehhez képest az 1-es és 3-as Szállító ajánlata Felülértékeltnek bizonyult, vagyis a Szállító által kért ár magasabb, mint a becsült valódi érték, tehát nem éri meg ilyen kondíciók esetén őket választani. A 2-es és 4-es Szállító becslése Alul értékeltnek bizonyult, tehát (ebben a nézetben) az általuk ajánlott ár ár-érték aránya kedvező, javasolható a velük való együttműködés.

Ajánlások megfogalmazása (KÖVETKEZTETÉS)

Jelenleg a pontozásos vizsgálatuk alapján hasonlóan jó összpontszámot/minősítést elért szállítók közül egyszerűen csak az árkülönbség alapján választanak. Ez nem elég objektív, nem ad módot az ár-érték arány valódi figyelembe vételére. A részpontszámokhoz rendelt súlyozás bizonyos fokig segíti az ilyen szituációkban való döntéshozatalt, de tovább erősíti a szubjektivitást túl azon, amennyire maga a pontozás is már eleve szubjektív.
Az összes kategóriára szakértői rendszerként felépített, hasonlóságelemzésen alapuló módszer alkalmazása lerövidítheti, számszerű alapokra helyezheti, tehát objektívebbé teheti a kiválasztást.
Mivel a szakértői rendszer létrehozásának költsége a számítás szerint rövid időn belül megtérülne, a szakmai és gazdasági szempontok egyaránt alátámasztják a feladatban bemutatott módszer gyakorlati megvalósításának létjogosultságát.

Az információ többletérték lehetőségének levezetése (VITA)

A jelenlegi módszer alkalmazása az adatgyűjtés adminisztrációs teendői mellett elvárja az értékelő/minősítő megbeszélések munkaidő ráfordítását is és ennek ellenére valószínűleg kevésbé pontosan veszi figyelembe az egyes beszállítók egymáshoz képesti megítélését. A szakértői rendszer alkalmazásának bevezetésével felszabaduló adminisztratív munkaidőt a beszerzők elsődleges tevékenységükre, a piackutatásra, kapcsolattartásra és ártárgyalásokra fordíthatják, ami további megtakarításokat eredményezhet.
A beszállítókra vonatkozó adatok megfelelő formátumú és struktúrájú adatbázisban történő gyűjtése, tárolása, majd szakértői rendszerré történő feldolgozása segítségével objektívebb, megalapozottabb döntések lesznek meghozhatóak, mivel bekerül a vizsgálati módszerbe az ár-teljesítmény viszony kapcsán megválaszolandó kérdés, ér-e annyit egy-egy szállító ajánlott árúja az adott szempontok alapján, mint amennyit kér érte? A konkrét modellben a szakértői rendszer kimutatta, hogy az összehasonlított négy beszállító közül kettő is alul értékelt, tehát az általa kért árnál a vállalat számára többet ér a terméke.
A jelenlegi rendszer sajátosságaiból, szubjektivitásából adódó kockázat egy esetleges hibás szállítóválasztásra visszavezethető anyagi kár mértéke jelentősen meghaladja a szakértői rendszer számított 500 000 Ft-os (a számítás szerint 6 hónap alatt a munkaidő megtakarításból meg is térülő) bekerülési költségét.
Például: a cég egyik piacvezető láz és fájdalomcsillapító termékéből havonta 3 gyártási tétel (150 000 doboz) készül, aminek ~6 MHUF az előállítási ára. Egy beszállítói problémára visszavezethető egy hónapos kiesés tehát előállítási áron számítva is 12-szerese a szakértői rendszer számított költségének, nem beszélve a nehezen forintosítható, piaci megítélésben és jelenlétben elszenvedhető károkról.
A szakértői rendszerrel támogatott kiválasztás az iparági sajátosságoknak megfelelően közvetlen módon a potenciális beszállítók kiválasztását támogathatja, melyet a minőségügyi szabályrendszernek megfelelően több lépcsős kipróbálási, validálási folyamat lebonyolítása követ, az új beszállító anyagának "éles" termelésben való felhasználását ez után engedélyezik. Ez természetesen nem von le, sőt inkább hozzáad a módszer többletértékéhez, hiszen a megalapozottabb kiválasztás adott esetben megóvhat egy kvázi feleslegesen elindított anyagbevezetési folyamat által generált anyagi- és idő veszteségtől, vagy éppen - ahogy a feladatban szereplő modellben is - rávilágíthat, hogy érdemes és megéri egy-egy első látásra drágábbnak tűnő partnerrel is üzleti kapcsolatot kiépíteni, mert az általa szolgáltatásának színvonalában nyújtott többlet hosszabb távon hasznosul a cég számára.

Lépcsős függvény átforgatása szakértői rendszerként értelmezhető táblázatba

1. minden attribútum esetén 5 aktív lépcső van (1-5 pontszám)
2. három aktív attribútum maradt, a solver első futtatása után 5 attribútum zajnak minősült, a működőképes szakértői rendszer a Solver (2) munkalapon alakult ki
3. 4^8=65536 a kombinatorikai tér mérete, azaz a sorok száma (Objektumok, vagyis a Szállítók száma: 4, Attribútumok, vagyis az összehasonlítás alapját szolgáló tényezők száma: 8)
4. 10 a következmények (azaz az oszlopok száma) - 1. oszlop: ID, majd nyolc kérdés oszlop választási lehetőséggel az 5 választható értékből és az utolsó oszlop a konklúzió a kérdésekre adott válaszok alapján
5. az első lépcsőszintek összege 8

Kapcsolódó, ill. konkurens megoldások, dokumentumok

Egyéb segítség: korábbi szócikk, csoportunk első elkészült szócikke
Konkurens megoldás: hasonló témát leíró szócikk, általam nem ismert szerzőtől
Szabvány Ideális szócikk 2010
Funkcionális analfabetizmus elleni segédlet: hangállomány
Részletes szakdolgozat-szerkesztési szempontok: Önteszt
COCO_FAQ[2]
nyilatkozat és kitöltési segédlet