BA3:Iktatórendszer kiválasztása

Forrás

XLS

A tervezett alkalmazás/megoldás címe

A leghatékonyabb iktatási rendszer kiválasztása hasonlóságelemzés segítségével, egy budapesti pályázatkezelő Zrt-nél. Hogyan lehet hatékonyabbá tenni a pályázatok iktatási rendszerét?

A feladat előtörténete

2007. év elején felmerült az a gondolat, hogyan lehet jól kézben tartani azt a sok átvett iratot (cég integráció), s a naponta beérkező pályázatok, levelek sokaságát. Az elődszervezetektől átvett és jelenleg is működtetett rendszerek ellenére kisebb-nagyobb gondot jelent pontosan megtudni, hol van egy-egy irat, mit írtak le benne, mit is tartalmaz egy-egy pályázati dosszié. S ha egyszerre többen is dolgozni szeretnének egy pályázati anyagon, hogyan jutunk hozzá a megfelelő dokumentumokhoz. Utánajárás, másolatok készítése, „vissza kellene adnom, de kinek”, „miért pont nálam keresik” problémák megoldására kerestük a hosszútávon is megbízható, s a teljes szervezet számára hasznos megoldást.

A feladat megoldás jelenlegi helyzete és ennek értékelése

A probléma, feladat megoldásához 4 szakértő segítségét kértem, akik ismerik az iratkezelés és pályázatkezelés folyamatát a cégen belül. Hogyan tovább? Mi is változik meg? Holnaptól már megoldottuk a problémákat? A szakértői team feltérképezte a meglévő folyamatokat, meghatározta a rendszerrel kapcsolatos vezetőségi, felhasználói elvárásokat, igényeket. Ezek felmérése, rendszerezése, illetve az esetleges bővítés során a rendszerrel szemben támasztott követelmények meghatározása alapján kiinduló elvárásainkat (KO feltételeinket) 5 attribútumot különböztetünk meg: • Milyen mértékben illeszkedik a cég pályázatkezelési folyamataihoz • Különböző feltételek szerint kereshetünk az iratok között • Gyorskereséssel néhány másodperc alatt hozzáférhetünk a kívánt dokumentumhoz • Microsoft Word, Excel fájlokban, valamint e-mailekben tartalom szerint i kereshetünk • A teljes dokumentumtörténetet figyelemmel kísérhetjük A feladat megoldásában több lehetőséget hasonlítottam össze, ebből megállapítható, hogy jelenleg melyik megoldás a legkedvezőbb a cég számára.

A tervezett megoldás adatvagyonának bemutatása (ANYAG)

Az adatok értékeléséhez szakértők segítségét vettem igénybe. Az összegyűjtött adatok értelmezésében szintén a szakértők voltak segítségemre.

A feladat által érintett célcsoportok

A feladat megoldása a következő főbb területeket érinti: • Pénzügyi-számviteli területen az elvárt fő funkciók: kimenő és bejövő számlák kezelése, vevő-szállító analitika, bank, pénztár, vegyes könyvelés, ÁFA analitika, dolgozói analitika, cash-flow, pénzügyi folyószámla, kintlévőség kezelés, késedelmi kamat kezelés, deviza kezelés, számviteli beszámolók, tárgyi eszköz nyilvántartás. • A humán menedzsment és munkaügyi területen támogatni kell a munkaerő toborzás és kiválasztás folyamatát, személyi és munkaügyi adatok nyilvántartását és kezelését, a teljesítmény értékelés támogatását, segíteni a bértervezést és javítani az egyéb nyilvántartásokat. • A beszerzés területen a munkafolyamat támogatása mellett közbeszerzési funkciókat, pénzügyi és nyilvántartási feladatokat kell ellátnia az ú rendszernek. • A kontrolling funkciók jelentősen erősödni fognak, ezek közül a tervezés, terv-tény összehasonlítás, és az adatok több rétegű kezelése a legfontosabbak. A főbb általános követelmények az egységes törzsadat kezelés, ellenőrzött adatbevitel, jogosultság kezelés, adatbiztonság, rugalmas lekérdezési lehetőségek megvalósítása.

A feladat megválaszolása kapcsán várható hasznosság

Az általam készített összehasonlítás leglényegesebb – cégen belül mindenkit érintő – hasznossága: • Iratok digitalizálása (szkennelése) a beérkezés és a kiküldés időpontjában, elektronikus tárolás jól kereshető struktúrában, egybe tartozó iratok (pályázatok) elektronikus dossziéba rendezése. Minden jogosult munkatárs előveheti az elektronikus könyvtárból a dokumentumképet, és dolgozhat vele akár fizikai kézbevétel nélkül is. • Ezzel párhuzamosan EGY é TELJES pályázati dosszié lesz a szervezetben, mely tartalmaz minden bejövő és keletkező eredeti iratot. A dosszié/dokumentum átadások nyomon követhetőek lesznek, az iratok átadása-átvétele és dossziéba rendezése elektronikusan is dokumentálttá válik, s bármikor lekérdezhető, kinél van az adott irat. • A kimenő iratok iktatásánál, postázásánál is korszerűbb lesz a jelenlegi gyakorlathoz képest.

Kapcsolódó, ill. konkurens megoldások, dokumentumok

nyilatkozat és kitöltési segédlet