Vezetőkiválasztás

Forrás

XLS

A tervezett alkalmazás/megoldás címe

Az intézmény egy kiválasztott szervezeti egységében dolgozó köztisztviselők törvények szerinti minősítése, illetve teljesítményértékelései alapján hasonlóságelemzés segítségével tervezett vezetői utánpótlás modell.

A feladat előtörténete

A feladat elkészítésekor célként tűztem ki, hogy a humánpolitikai területen dolgozó vezető utánpótlással foglalkozó kollegáim számára egy modellként is alkalmazható eszközt készítsek, ami megkönnyíti és objektívebbé teszi a kiválasztást.

A feladat megoldás jelenlegi helyzete és ennek értékelése

A köztisztviselői jogviszony tartama alatt a jogszabályok egyértelműen rögzítik azokat az eseteket amikor a köztisztviselőket minősíteni, vagy teljesítmény értékelni kell. A köztisztviselők teljesítményértékelése a tárgyévi teljesítmény mérésére szolgál. Értékei egy ötfokozatú skálán helyezkednek el. Ez a teljesítményértékelés képezi alapját a köztisztviselők tárgyévi jutalmának. A minősítés – speciális esetektől eltekintve – a fizetési fokozat váltás törvényben előírt alapja. A minősítés több jellemző alapján, tulajdonságonként szintén ötfokozatú skálán helyezkedik el. Ezek a jellemző tulajdonságok: • Szakmai ismeret, jártasság • Elemzőkészség • Ítélőképesség • Pontosság • Írásbeli kifejezőkészség • Szóbeli kifejezőkészség • Felelősségérzet • Hivatástudat • Kapcsolatteremtő,- fenntartó készség • Szorgalom, igyekezet • Munkaszínvonal • Munka szervezettség

Ezek a jellemzők, különböző súllyal figyelembe véve alkalmas lehet a vezető utánpótlás feladatának megoldására. Természetesen ebben a munkában fontos kérdés a minősítés objektivitása. Ezt a törvény is megpróbálja feloldani. Mindkét eljárás a köztisztviselő jelenlétében történik. A végleges értékeléshez szükséges az érdekelt egyetértése, illetve törvényi utat is biztosít egyet nem értés esetére. Így ez az eljárást megfelelően mentesít az ítéletet alkotó vezető szubjektivitásáról. A törvényben rögzített jellemzőket kiegészítettem az életkor kategóriával – ami a vezető utánpótlás kiválasztásban fontos szempont. A feladat megoldása – figyelembe véve az osztályzás típusú jellemzőket – kézenfekvővé teszi a hasonlóság elemzési módszerek alkalmazását. Ha az kiindulási adattábla adatai alapján egy egyszerű rangsort alkalmaznánk, akkor az egymáshoz közeli átlagértékek nem tennék lehetővé a megfelelő kiválasztást. További problémát okozna az a tény, hogy az intézmény környezeti hatásainak változása, a szervezeten belüli célok változása szükségessé tehetik a tulajdonságok másféle súlyozását. Az általam felvázolt módszer ezt könnyen lehetővé teszi. Ez a modell alkalmas az időbeli követésre is – a teljesítményértékelés adatok esetén erre példát is mutatok – mivel az életút során a köztisztviselő többször is átesik teljesítményértékelésen, és minősítésen. A feladat jellegéből adódóan a kiválasztott szervezeti egység dolgozóiból ki kell zárnunk a II besorolási osztályba tartozó köztisztviselőket ( középfokú végzettségűek ), mivel a jelenlegi törvényi szabályozás köztisztviselők vezetői kinevezésénél előírja az egyetemi illetve főiskolai végzettséget ( I besorolási osztály ). A jelenlegi gyakorlat szerint a kiválasztás a a súlyokkal számított átlag, vagy az egyszerű átlag alapján történne ami alapján a Dolgozó 7 illetve Dolgozó 3 választanám. ( ezt mutatja a PIVOT tábla rangsor C illetve D oszlopa ). Már ebből is látszik a hagyományos módszer korlátja ( UI. a két átlag más dolgozót hoz ki győztesnek ). A döntési folyamat során tehát nem elegendő egy, esetleg két szempontra fókuszálni, és azok alapján kiválasztani; Lehetőleg minél több szempont alapján kell meghozni a döntést, hogy minél ideálisabb megoldást találhassunk. Figyelembe kell venni olyan tulajdonságokat is, amelyekkel a dolgozó rendelkezik, azonban eddig kevéssé tartottuk fontosnak őket. Nem beszélve arról, hogy a fontosnak tartott tulajdonság több dolgozónál nagyon közeli, vagy azonos akkor még nehezebb jó döntést hoznunk.

A tervezett megoldás adatvagyonának bemutatása (ANYAG)

Egy intézmény humán nyilvántartási rendszeréből kiemelt szervezet egy időpontban érvényes adatai. Természetesen az adatok jellegéből adódóan szükséges egyfajta titkosítás, így a dolgozók valós neveit képzett nevekkel helyettesítettem

Objektumok (sorok)

- Dolgozó1 - Dolgozó2 - Dolgozó3 - Dolgozó4 - Dolgozó5 - Dolgozó6 - Dolgozó7 - Dolgozó8 - Dolgozó9 - Dolgozó10 - Dolgozó11 - Dolgozó12 - Dolgozó13 - Dolgozó14 - Dolgozó15 - Dolgozó16 - Dolgozó17 - Dolgozó18 - Dolgozó19 - Dolgozó20 - Dolgozó21 - Dolgozó22 - Dolgozó23 - Dolgozó24 - Dolgozó25 - Dolgozó26 - Dolgozó27 - Dolgozó28

Attribútumok (X, Y oszlopok)

- Azonosító - Név - Életkor - Besorolási osztály - Teljesítményértékelés (számított adat -> a teljesítményértékelések munkalapon lévő adatokból átlagol. Mivel modell, a következő teljesítményértékelés adatait ugyanebben a szerkezetben a munkalap végére kell illeszteni és a táblázat újraszámol.) - Kor kategória (számított érték, a képlet a feltételek közt leírt korkategóriák szerinti értéket számít) - Szakmai ismeret, jártasság - Elemzőkészség - Ítélőképesség - Pontosság - Írásbeli kifejezőkészség - Szóbeli kifejezőkészség - Felelősségérzet - Hivatástudat - Kapcsolatteremtő,- fenntartó készség - Szorgalom, igyekezet - Munka szervezettség - Minősítés (Számított: a minősítés jellemzők értékeinek átlaga ) Az attribútumok közt felsorolt azonosító, a hasonlóságelemzésnek tulajdonképpen nem attribútuma, csupán a modellalkotáshoz szükséges / feladat objektumainak egyértelmű azonosítására szolgál – FKERES függvény kulcsa / A kor attribútum sem került közvetlenül felhasználásra / ebből származtatott a kor kategória attribútum / A besorolási osztály a KTV. ( köztisztviselői Tv.) –ben értelmezett, a dolgozó végzettségének szintjét mutatja – a feladat eredeti céljában értelmezett halmaz az I. besorolású azaz egyetemi, főiskolai végzettségű dolgozók, hiszen a törvény szerint csak ők lehetnek vezetők! A többi attribútum a feladat valós attribútuma. mindegyike tulajdonképpen 1-5 tartó skálán elhelyezkedő szám / mintegy érdemjegy /. A kor kategória, illetve a teljesítményértékelés irányultsága növekvő / nagyobb érték a jobb /, a többi attribútum a KTV. értelmezése szerint fordított irányultságú / kisebb érték a jobb /

A feladat által érintett célcsoportok

A feladat modell elsősorban vezető kiválasztás, vezető utánpótlás nevelés, karriertervezés területén alkalmazható, illetve az adott feladatot ellátó személy részére nyújt segítséget. Az értékelési szempontok súlyait másként választva további humán elemzésekre is alkalmazható. Ha a feladat terjedelme nagy / nagy létszámú szervezeti egység / akkor a hagyományos módszerekkel nagyon nehéz, úgyszólván lehetetlen objektív megoldást találni. A modellszerű működésre alakítva a kiválasztás időben ellenőrizhető, a különböző elemzés generációk összehasonlíthatók. Ez a modellszerű megoldás tovább növeli az adat terjedelmét – ami tovább növeli a hasonlóságelemzés hatékonyságát – tehát még jobban megéri az alkalmazását – Az adatok könnyen cserélhetők ami gyorssá teszi más szervezeti egységre történő átállítását.

A feladat megválaszolása kapcsán várható hasznosság

A modell rövid időráfordítással, alacsony áron úgy nyújt eredményt, hogy a hasonlóság elemzés módszerének alkalmazása az értékelő személy szubjektivitása, függő helyzete az eredmény torzítását minimalizálja. A feladat elsődleges kidolgozásának időigénye mintegy 10 óra azaz 100000 Ft nagyságrendű. Más szervezeti egységre az átdolgozás 1-2 óra időigényű azaz 20000 Ft. nagyságrendű. A hagyományos módszerek esetén az adatgyűjtés, szükséges adatrendszerezés időigénye ennél alig kevesebb, és csak annyival olcsóbb mint amennyivel az ezzel a feladattal foglalkozó dolgozó bérköltsége ( kb. 40000 Ft. ) kisebb. A két összeg nagyságrendje egymáshoz nagyon közeli – nyilván így az elérhető nagyobb objektivitás döntő súlyú.

A saját megoldás bemutatása (MÓDSZER)

1. Alapadatok összegyűjtése /ALAPTÁBLA FELTÉTELEK munkalap/ 2. Segéd adatbázis kigyűjtése /TELJESÍTMÉNYÉRTÉKELÉS munkalap/ több. példa esetében egy év teljesítményértékelés adatainak kigyűjtése; ( az ALAPTÁBLA teljesítményértékelés adatait ebből a táblából képezi ). 3. Rangsor tábla összeállítása / RANGSOR munkalap / 4. Kimutatás készítés (érték és rangsor nézetes egyaránt), kimutatás varázsló segítségével, az alaptábla alapján /PIVOT munkalap/ 5. Megoldás SOLVER segítségével /ELEMZÉS munkalap/ 5.1. Alapadatok összeállítása /hivatkozás ALAPTÁBLA munkalapra/ 5.2. Rangsor meghatározása /excel-ben, alapadatok alapján, sorszám függvény segítségével/ A SOLVER függvény futtatásához túl nagy feladat miatt korlátozni kellett az elemző tábla méretét. A méretcsökkentéshez a súlyozott átlag értékeket használtam – azért súlyozott átlagot vettem alapul, mert az optimalizálás megoldásához nem minden jellemző képez azonos súlyt; ( például vezetőképzés esetén a életkor kategória, a minősítés, kapcsolatteremtő és fenntartó készség, a szóbeli és írásbeli kifejezőkészség kiemelten fontos jellemző; más cél pl. azonnali vezetőpótlás, nyilván más súlyokat lenne célszerű alkalmazni.) 5.3. Lépcsők, COCO, Segédtábla el (ő) készítése 5.4. SOLVER futtatása 5.4.1. Módosuló cellák: lépcsők táblázat 5.4.2. Korlátozó feltételek: segédtábla táblázat >=1 5.4.3. Célcella: Összes eltérés (négyzetösszeg függvény) 6. Online hasonlóságelemzés elkészítése /ELEMZÉS munkalap rangsor tábla/ 6.1. COCO online standard / a CoCo online http://interm.gtk.gau.hu/lps/ címen elérhető alkalmazás futtatásával. /6.1.1. Méretezés /sorok:7 oszlopok:15 lépcsők:7 eltolás:0/ 6.1.2. Feltöltés /rangsor értékek feltöltése az ELEMZÉS munkalapon található rangsorból /6.1.3. Futtatás /Y0-modell eredmény a COCO online munkalapon/ 7. Teljes mintára készített online elemzés 7.1 A futtatás / CoCo online teljes adatra munkalap használt eljárás a http://miau.gau.hu/myx-free/coco/beker_y0.php WEB címről / 7.1 RANGSOR munkalapról átvett rangsor táblát elkészítése. 7.2 Méretezés adatfeltöltés / munkalapról rangsor tábla; attributum; objektum elnevezések 24 objektum, 15 attribútum, 24 lépcső, 0 eltolás / 7.3 CoCo online futtatása /Y0 modell eredmény a CoCo online teljes adatra munkalapon/

Az eredmények értelmezése (EREDMÉNY)

Az online és a SOLVER elemzés is egyaránt a DOLGOZÓ 8-t hozta ki győztesnek. Az elemzés terjedelmét az excel beépített SOLVER elemzés miatt kellett csökkentenem. A feladat teljessége kedvéért a teljes mintára is lefutattam a CoCo online elemzést ( tekintettel, hogy abban több tétel modellezhető ). A teljes mintára lefuttatott CoCo online elemzés ugyanúgy a DOLGOZÓ 8 első helyezésével végződött. A feladatban több módszert is alkalmaztam, mert így az eredmény hitelessége könnyen igazolható.

Ajánlások megfogalmazása (KÖVETKEZTETÉS)

A hasonlóságelemzés segítségével, egyszerű eszközökkel megvalósítható a céljainknak megfelelő személy kiválasztása. Az ilyen típusú elemzés legnagyobb problémáját a szubjektivitás jelenti. Ez a megoldás ezt a problémát próbálja minimalizálni tekintettel a törvényben előírt minősítési illetve teljesítményértékelési folyamatra. Ez a szubjektivitás tovább csökkenthető a feladat modellé alakításával: több minősítés illetve több teljesítményértékelés adatainak felhasználásával (hasonló módszerrel, mint az ALAPTÁBLA munkalapon a teljesítményértékelés cellák adatai SZUMHA függvény és DARABTELI függvény segítségével) Maga a modell könnyen kezelhető, hiszen elegendő a korábbi évek teljesítményértékelés adatait a TELJESÍTMÉNYÉRTÉKELÉS munkalap végére másolni, és a modell azonnal frissül!)

Mivel a hagyományos megoldás eléggé szubjektív, az on-line megoldás az összes paramétert figyelembe vételével készül – így nyilván pontosabb – az objektivitása is kevéssé kérdéses. A modell több módszert is egymás mellett használ – az eredmény összehasonlítható – Azáltal, hogy azonos eredményre vezettek az meg az eredmény hitelességét igazolja. A modellből megállapítható a végső győztes: Dolgozó 8.

Az információ többletérték lehetőségének levezetése (VITA)

Az hasonlóságelemzés segítségével a számszerűsített jellemzők alapján, sikerült a legjobb dolgozót meghatározni, relatív rövid idő alatt, alacsony áron a szubjektumok kerülése mellett. Példát mutat a modellé alakítás felé – ahol elegendő a megfelelő adatok bemásolása és CoCo online futtatása egy könnyen alkalmazható megoldást ad.

Kapcsolódó, ill. konkurens megoldások, dokumentumok

nyilatkozat és kitöltési segédlet