Elektronikus levelezés

Történeti modul

• 1965-ben kezdődött, az e-mail története, amikor egy időosztásos nagyszámítógép (mainframe) több felhasználója közötti kommunikációt biztosította. Feltételezhető, hogy az első ilyen rendszerek az SDC, a Q32 és a MIT CTSS-ek voltak.

• 1966-ban az AUTODIN rendszer volt az első, amely ehetővé tette szöveges üzenetek küldését különböző számítógépek[1] felhasználói között, de az is lehetséges, hogy a SAGE rendszer is rendelkezett valami hasonlóval korábban.

• 1972-ben jelent meg az első e-mail program

• 1974 -ben jelent meg először az Internet kifejezés, egy a TCP protokollról szóló tanulmányban.

• 1983-ban, azután, hogy az addig szigorúan ellenőrzött az ARPANET-ből MILNET néven leválasztották a hadászati szegmenst, megszületett a mai fogalmaink szerinti Internet.

Definíciós modul

Elektronikus levelezés:

A Microsoft Outlook egy univerzális levelező, névjegy-, feladat-, napló-és naptárkezelő, alkalmazás. Bár naptárkezelésre elődje a Schedule+ program is használható, (amely bizonyos megjelenítések tekintetében jobb is az Outlooknál ) de nem képes funkciókat ellátni. A program indítása telepítéstől függően többnyire a Start menü Programok menüpontja alól, vagy az Office irányítópult Outlook ikonján való kattintással történik. Az Outlook első indításakor megkérdezi, hogy használja-e a Word[2]-öt levelezési szövegszerkesztőként? Itt kisebb teljesítményű gép, vagy kevésbé jártas felhasználó esetén célszerű nemmel válaszolni, ekkor ugyanis az Outlook saját szerkesztője fog működni, ami egyrészt egyszerűbb, másrészt pedig nem nyújt olyan szolgáltatásokat, melyeket más – a levelünk címzettje által esetleg használt – levelezőprogramok nem tudnak majd értelmezni. Az Outlook 97 az Office 97 programcsoport tagjaként hasznos segítséget nyújt a felhasználónak a mindennapi információk, teendők elrendezésében és másokkal való megosztásában. Az Office 97 használatával a következő funkciók elvégzésére nyílik lehetősége:

• Elektronikus levelezés (e-mail): Internet elektronikus levél és Microsoft Mail támogatása
• Naptár: teendők feljegyzése
• Névjegyalbum: személyek adatainak nyilvántartása
• Feladatok: feladatok kiosztása mások vagy saját maga számára
• Napló: az Outlook-ban és más Office alkalmazáspab elvégzett munkák naplózása
• Feljegyzések: feljegyzések készítése

Az Outlook felépítése :

A program felépítése nagymértékben hasonlít a Windows-ban megszokott programfelépítéshez. Legfelül a menüsort, alatta az ikonsort baloldalt az Outlook pultot, legalul a státuszsort találjuk. Ez a felépítés természetesen megváltoztatható, hiszen a Nézet menüben magunk határozhatjuk meg a megjelenő összetevőket. Az Outlook pult a program különböző szolgáltatásai közti váltásra szolgál. Alapesetben háromféle, a fiókokhoz hasonló elemcsoportot találunk. Ezek közt az Outlook, Posta és Egyéb „gombokon” való kattintással válthatunk. Az Outlook gomb választásakor van lehetőségünk a program különböző szolgáltatásai közt választani, a Posta gomb választása esetén csak levelezéssel foglalkozhatunk, de ekkor a bejövő üzeneteken kívül az elküldött, postázandó és törölt elemeinket is megtekinthetjük, az Egyéb gomb választása esetén pedig a Windows mappái (Sajátgép, Dokumentumok, stb.) állnak rendelkezésünkre. Az Outlook pultra tetszőleges elemet is felvehetünk, ha kiválasztjuk a Fájl menü Felvétel az Outlook pultra (2000-es és XP verziónál: Fájl menü Új menüpont, Outlook pult parancsikon almenü) menüpontját. (A Hely felirat után célszerűen ez estben a fájlrendszert kell kiválasztani.) A 2000-es és XP verziónál az Outlook pulton található még egy Outlook ma elem is, amely az adott napra vonatkozó Naptár, Feladatok és Üzenetek elemeket tartalmazza. Amennyiben korábban más programot használtunk, úgy lehetőségünk van az abban tárolt adatokat az Outlookban is használni, ha annak adatait beimportáljuk a Fájl menü Importálás és Exportálás menüponttal indítható varázslóval.

Az Outlook 97 használata:

Az Outlook- mint azt már a Windows operációs rendszerre írt programoknál megszokhatta- már a megjelenésével is segítséget nyújt a felhasználónak, a program használatához. Itt is érdemes figyelembe vennie és használni a következőket:

• Egy ablak vagy objektum bármely részén a jobb egérgombbal kattintva egyet, mindig ún. helyzetérzékeny menüt fog látni és csak az elvégezhető műveletek listája lesz látható.
• Ha egy rövid ideig bármely nyomógomb felett tartja az egeret, információt kap a nyomógomb funkciójáról.

Az irányítópulton elhelyezkedő ikonok segítségével egyszerűen és gyorsan válthat a program különböző funkciói között. Az eszközsoron elhelyezett új művelet nyomógomb segítségével pedig mindig az éppen kiválasztott funkcióhoz tartozó művelet hajtódik végre (levelezésnél új levél, feljegyzésnél új feljegyzés, stb.). Lehetősége van továbbá az Outlook 97-ben tárolt információkat más Office 97 alkalmazásokban használni. Ilyen például amikor körlevelet készítve a Word 97-tel, az Outlook 97 névjegyalbumát használja fel a címzés elkészítéséhez.

Elektronikus levelezés:

Az Internet legrégibb szolgáltatása, és ma is milliók használják nap, mint nap az elektronikus levelezést. Ez lényegében hasonlít a hagyományos levelezéshez, de itt a levél levélpapír helyett szövegfájlban található és percekben mérhető a kézbesítési idő. Még ma is sokan csak levelezésre használják az Internetet. Annak a több millió embernek szerte a világon, aki az Internetet használja, van saját e-mail címe. Az e-mail cím a következő felépítésű: valaki @ valahol. A valaki az illető felhasználói azonosítója, pl. GAJDAR (ez határozza meg egyértelműen a címzett személyét), a valahol pedig az a gép, ahol a postafiókja található, pl. SALGÓ. PSZFS.HU (ez határozza meg a postafiók fizikai helyét). Tehát az e-mail cím ebben az esetben: GAJDAR@ SALGÓ.PSZFS.HU Az Outlook segítségével a következő műveleteket tudja elvégezni:

• Új levél feladása,
• Beérkezett levelek elolvasása,
• Válaszlevél írása, levél továbbküldése, archiválása, törlése vagy nyomtatása.

Levelezés esetén választhatjuk az Outlook pult Beérkezett üzenetek elemét, de mivel a levelezőprogramok az üzeneteket ún. iratgyüjtőkben (folder) csoportosítják aszerint, hogy beérkező, küldendő, elküldött, vagy törölt üzenetről van-e szó, kattinthatunk a Posta gombon is. Az így megváltozó Outlook pultról most kiválaszthatjuk, hogy a beérkezett, az elküldött, a postázandó (megírt, de még el nem küldött), vagy a törölt leveleket szeretnénk-e megjeleníteni.

Szinkronizáció:

A levelezőprogramok működéséből adódóan nem azonnal küldik el a megírt leveleket. Mindez azért van így, mert ha több levelet írunk, úgy ez egy modemes kapcsolat esetén igen költséges volna, hiszen minden levél megírása után azonnal tárcsázni kellene, míg az együttes küldés esetén csak egyszer kell felépíteni a kapcsolatot. Természetesen a levél fogadása is kapcsolatot igényel, s nem használhatjuk állandóan a telefonvonalat sem, ha az Outlookkal dolgozunk. A beérkezett üzenetek a szerverről való leolvasása, valamint a megírt üzeneteink elküldése tehát csak külön kérésre valósul meg. Ezt az F5 billentyű leütésével vagy az Eszközök menü Kézbesítés (2000-es és XP verziónál: Küldés/Fogadás ) menüpontjával kérhetjük. Ha ezt nem tesszük meg, úgy a program időközönként önállóan is megkísérli a kézbesítést.

menüpontjánál a Beállítások fülnél megnyomjuk az Elektronikus levél beállításai gombot, majd itt a Nyomonkövetési beállítások gombot.)

Új levél feladása:

Új levél feladására több lehetősége kínálkozik, attól függően, hogy melyik funkcióját használja éppen a programnak. Az új levél feladása ablakot a következő féleképpen érheti el:

• Az irányítópulton a Beérkezett üzenetek ikonra kattint, majd a mappa üres területén kattint egyet a jobb egérgombbal és a megjelenő menüből kiválasztja az Új levél menüpontot,
• Az irányítópulton a Beérkezett üzenetek ikonra kattint, majd a nyomógomb soron az új művelet (ami ebben az esetben: Új levél) gombra kattint.

Az így előhívott ablak segítségével írhat levelet. Levél írásakor legelőször is meg kell határozni a levél címzettjét vagy címzetteit. Ezt a Címzett mezőben teheti meg, többféleképpen:

• Kézzel beír egy vagy több e-mail címet (több cím esetén pontosvesszővel kell elválasztania a címeket),
• A címzett nyomógombra kattintva a névjegyalbumból választja ki a címzettet vagy címzetteket.

A címzett vagy a másolat nyomógombra kattintva, lehetősége van még a levélről másolatot és titkos másolatot is küldeni. A másolat és titkos másolat mezőkbe ugyanolyan feltételekkel írhat e-mail címeket, mint a címzett mezőbe. Ennek megértéséhez tudnia kell azt, hogy egy levél fejlécében mindig látszódik az e-mail címe annak a személynek vagy személyeknek, akik kaptak egy példányt a levélből. A fejlécben mindenki szerepel, aki a címzett mezőbe lett beírva, külön szerepelnek azok, akik másolatot kaptak, és nem szerepelnek azok, akik titkos másolatot kaptak. A tárgy mezőbe érdemes a levél tartalmát néhány szóban összefoglalni, hiszen ezt a sort látja meg először a címzett. A levél szövegét az alsó részbe írhatjuk. A formátum eszköztár segítségével lehetőségünk van a levelünk formátumát megváltoztatni, hasonlóan egy Word dokumentumhoz. A beállítások fülre kattintva a levél speciális beállításai adhatjuk meg:

• Fontosság: a levél fontossága (nem sürgős, átlagos, sürgős),
• Tartalom: a levél tartalma (átlagos, személyes, magánjellegű, bizalmas),
• Szavazógombok: szavazógombok elhelyezése a levélben (igen, nem, talán, jóváhagyva, elutasítva, stb.).
• Választ megkapja: kik kapjanak válaszlevelet,
• Küldött üzenet mentése: annak a mappának a kiválasztása, amelybe a levélről készült másolat kerüljön,
• Kézbesítés legkorábban: mikor kerüljön elküldésre a levél,
• Elévülés dátuma: mikor tekintsenek egy levelet tárgytalannak,
• Visszaigazolás az üzenet kézbesítésekor: automatikus válaszlevelet kap, amikor megérkezett a levél,
• Visszaigazolás az üzenet elolvasásakor: automatikus válaszlevelet kap, amikor elolvasták a levelet,
• Kategóriák: levelünket kategóriákba sorolhatjuk (ajándék, ötletek, stratégiák, stb.)

Új üzenet küldése, válaszadás bejövő üzenetre:

Levélíráshoz kattintsunk az Új levél gombon (ikonsor első eleme), vagy válasszuk a Fájl menü Új (97-nél Új munka) menüpontjának Levélüzenet almenüjét. A fejléc kitöltése során a címzett megadása minden esetben kötelező. Ez történhet címjegyzékről, listáról való kiválasztással (Címzett gomb), vagy egy E-mail cím begépelésével. A fejlécben megadhatunk további neveket is, akik másolatot kapnak a levélről, de ez nem kötelező. A Tárgy megadása szintén elhagyható, de illik közölni a címzettel, hogy miről szól az üzenetünk. Ezen sorok kitöltéséhez értelemszerűen a Másolat és Tárgy szavak utáni üres helyre kell kattintani. Ha a címet listáról választjuk ki, úgy a Címzett gombon való kattintást követően először az ablak jobb felső sarkában válasszuk ki azt a listát, amelyet használni szeretnénk. Ez lehet a névjegyalbumunk, de levelezőrendszertől függően a globális vagy a helyi rendszer postahivatali címlistája is. Ez igen fontos lehet, ha több levelezőrendszert is használunk, vagy ha a címeket több helyről vesszük. A címek bevitele a néven, majd a Címzett – nyomógombon való kattintással történik. Egy üzenetnek lehet több címzettje is, sőt itt megadhatjuk a másolatot kapó személyek neveit is. Miután kitöltöttük a fejlécet megírhatjuk a levelet. (Kattintsunk a fejléc alatti nagy üres helyre.) A levél esetleges formázása a Wordben illetve más szövegszerkesztőkben megszokott módon történhet. Ha minden tökéletes, elküldhetjük levelünket a Küldés gomb segítségével, vagy a Fájl menü Küldés menüpontjával. (Vigyázzunk, mert csak akkor történik meg a levél valódi elküldése, ha szinkronizálunk is, addig csak a postázandó üzenetek mappában várakozik – kivéve online kapcsolat esetén.) Amennyiben bejövő üzenetre kívánunk válaszolni, úgy jelöljük ki a megválaszolandó üzenetet, majd kattintsunk a Válasz gombra. Ekkor megnyílik egy új üzenet, ahol a fejléc már kitöltésre került, az eredeti üzenet címzettként való feltüntetésével. A tennivalók ettől kezdve az új üzenet küldésével azonosak. A Továbbítás gomb segítségével lehetőségünk van beérkezett üzenetet más számára továbbküldeni. (Ekkor csak az új címzettet kell megadni.)

Állomány csatolása levélhez :

Lehetőségünk van állományokat is csatolni a levélhez. Ez a módszer különösen célszerű akkor, ha képet, hangot, Word, Excel dokumentumot, vagy esetleg programot szeretnénk továbbítani. (A csatolás néha azért is célszerű lehet, mert az Internetes levelezésnél nem minden esetben használhatunk ékezetes betűket.) Csatolás esetén a levél megírása a hagyományos módon történik, csak a levél kívánt pozícióján kattintani kell a gemkapcsot szimbolizáló gombon, (2000-es és XP verziónál: előbb >>További gombok) (esetleg kiválasztani a Beszúrás menü Fájl menüpontját) majd a panelen kiválasztani a kívánt állományt, végül megnyomni az OK gombot.

Beérkezett levelek:

Beérkezett leveleit az irányítópulton lévő Beérkezett üzenetek ikonra kattintva tudja megnézni. Érdemes az Eszközök /Új üzenet lekérése menüpontot kiválasztva ellenőrizni, hogy nincs-e az elektronikus postaládánkban levél. A beérkezett leveleket az így megjelenő mappában láthatja. Minden egyes üzenet új sorban helyezkedik el. Levelét úgy tudja elolvasni, hogy duplán kattint az egér bal nyomógombjával az elolvasni kívánt levélen. A levél olvasásánál vagy a baloldalon látható menüből kiválasztva tudja a következő műveleteket elvégezni (a menüt a levélen jobb egérgombbal kattintva tudja megjeleníteni) a levéllel:

• Levél elolvasása
• Levél nyomtatása
• Válasz a levélre
• Válasz mindenkinek, aki kapott a levélből másolatot
• Levél továbbítása
• Csatolt fájlok megnézése
• Kategóriák megjelenítése
• Levél megjelölése
• Keresés a levélben
• Levél törlése
• Levél átmásolása másik mappába

Beérkezett üzenetek olvasása:

Amennyiben új levelünk érkezett, úgy azt a program (ha nem kapcsoltuk ki) a tálcán egy kis levélszimbólummal jelzi. A beérkezett üzenetek mappában az új, még olvasatlan levél vastag betűkkel lesz kiemelve, mely soron ha duplán kattintunk, elolvashatjuk a levelet. (Természetesen a régebbi leveleink is olvashatók, ha duplán kattintunk a során.) A levél egy külön ablakban jelenik meg, így visszatérni a levél ablakának bezárógombjával, vagy Fájl menüjének Bezárás menüpontjával tudunk. Ha a levélhez melléklet is csatolva van, úgy az dupla kattintással szintén megnyitható, vagy a jobb egérgombbal előhívható helyi menüből a Mentés másként menüpontot választva háttértárolóra írható.

Ajánlott irodalmak modulja

• Mit érdemes tudni az elektronikus levelezésről?[3]

• Az elektronikus levelezésről általában [4]

• A levelezés (e-mail) [5]

• WIKIPÉDIA A szabad lexikon [6]