BA3:Iktatórendszer kiválasztása

Forrás

XLS

A tervezett alkalmazás/megoldás címe

Egy pályázatkezelő cég számára a leghatékonyabb iktatási rendszer kiválasztása hasonlóságelemzés segítségével.

A feladat előtörténete

2007. év elején felmerült az a gondolat, hogyan lehet jól kézben tartani azt a sok átvett iratot (cég integráció), s a naponta beérkező pályázatok, levelek sokaságát. Az elődszervezetektől átvett és jelenleg is működtetett rendszerek ellenére kisebb-nagyobb gondot jelent pontosan megtudni, hol van egy-egy irat, mit írtak le benne, mit is tartalmaz egy-egy pályázati dosszié. S ha egyszerre többen is dolgozni szeretnének egy pályázati anyagon, hogyan jutunk hozzá a megfelelő dokumentumokhoz. Utánajárás, másolatok készítése, „vissza kellene adnom, de kinek”, „miért pont nálam keresik” problémák megoldására kerestük a hosszútávon is megbízható, s a teljes szervezet számára hasznos megoldást.

A feladat megoldás jelenlegi helyzete és ennek értékelése

Jelenleg a kiválasztás menete több főt vesz igénybe. Az iktatási programokat (szoftvereket) forgalmazó cégek ajánlatainak beérkezése után az Üzemeltetési osztály vezetője és a Pályázatkezelési osztály ügyintézője meghatározza az összehasonlítani kívánt attribútumokat és táblázatokat készít a begyűjtött adatokból, melynek segítségével összehasonlíthatók a beérkezett ajánlatok. Az összehasonlítás nagyon szubjektív, sok ajánlat esetén több időt vesz igénybe. Sok esetben figyelembe vesznek személyes tényezőket is, például, hogy mennyire „szimpatikus” az adott szoftvereket forgalmazó cégnél a velük közvetlen kapcsolatban álló személy, illetve mennyire könnyű velük együtt dolgozni. Végül az attribútumokat leszűkítik a legfontosabb tényezőkre és ez alapján vizsgálódnak tovább. Ennek hátránya, hogy figyelmen kívül hagyhatnak különböző tényezőket, ami a folyamatos iratkezelés szempontjából nagyon fontos lenne. A fentiek alapján kiválasztják a számukra „optimális” szoftver forgalmazó céget. Ez a megoldás nagyon időigényes és nagy a hibalehetőség.

A tervezett megoldás adatvagyonának bemutatása (ANYAG)

Az adatok értékeléséhez szakértők segítségét vettem igénybe. Az összegyűjtött adatok értelmezésében szintén a szakértők voltak segítségemre.

A feladat által érintett célcsoportok

A feladat megoldása a következő főbb területeket érinti: • Pénzügyi-számviteli területen az elvárt fő funkciók: kimenő és bejövő számlák kezelése, vevő-szállító analitika, bank, pénztár, vegyes könyvelés, ÁFA analitika, dolgozói analitika, cash-flow, pénzügyi folyószámla, kintlévőség kezelés, késedelmi kamat kezelés, deviza kezelés, számviteli beszámolók, tárgyi eszköz nyilvántartás. • A humán menedzsment és munkaügyi területen támogatni kell a munkaerő toborzás és kiválasztás folyamatát, személyi és munkaügyi adatok nyilvántartását és kezelését, a teljesítmény értékelés támogatását, segíteni a bértervezést és javítani az egyéb nyilvántartásokat. • A beszerzés területen a munkafolyamat támogatása mellett közbeszerzési funkciókat, pénzügyi és nyilvántartási feladatokat kell ellátnia az ú rendszernek. • A kontrolling funkciók jelentősen erősödni fognak, ezek közül a tervezés, terv-tény összehasonlítás, és az adatok több rétegű kezelése a legfontosabbak. A főbb általános követelmények az egységes törzsadat kezelés, ellenőrzött adatbevitel, jogosultság kezelés, adatbiztonság, rugalmas lekérdezési lehetőségek megvalósítása.

A feladat megválaszolása kapcsán várható hasznosság

Az általam készített összehasonlítás leglényegesebb – cégen belül mindenkit érintő – hasznossága: • Iratok digitalizálása (szkennelése) a beérkezés és a kiküldés időpontjában, elektronikus tárolás jól kereshető struktúrában, egybe tartozó iratok (pályázatok) elektronikus dossziéba rendezése. Minden jogosult munkatárs előveheti az elektronikus könyvtárból a dokumentumképet, és dolgozhat vele akár fizikai kézbevétel nélkül is. • Ezzel párhuzamosan EGY é TELJES pályázati dosszié lesz a szervezetben, mely tartalmaz minden bejövő és keletkező eredeti iratot. A dosszié/dokumentum átadások nyomon követhetőek lesznek, az iratok átadása-átvétele és dossziéba rendezése elektronikusan is dokumentálttá válik, s bármikor lekérdezhető, kinél van az adott irat. • A kimenő iratok iktatásánál, postázásánál is korszerűbb lesz a jelenlegi gyakorlathoz képest.

A saját megoldás bemutatása (MÓDSZER)

A megoldás lépései: • Excel tábla létrehozása (alapadatok tábla) • Adatbázis tábla elészítése • Pivot kimutatás készítése • Solver tábla készítése Fkeres függvény segítségével

Az eredmények értelmezése (EREDMÉNY)

A feladat elvégzése után néhány táblázat és kimutatás állt rendelkezésre. Ezek gondos áttanulmányozásával számos információt nyerhetünk. Az irány azt jelenti, mikor ér többet egy megoldás, ha a kiindulási adatok kicsik (1), vagy, ha nagyok (0). Az iránysor értelmezése: az illeszkedés mértéke minél nagyobb, annál jobb, míg a rangsorszámok már eleve rangsorszámok (azaz minél kisebb, annál jobb) A feladat tanulmányozásával megláthatjuk, hogy melyek voltak azok a tényezők, melyek a legfontosabb szerepet játszottak a döntés kialakításában, melyek voltak a legfontosabb ismérvek. Miután megfogalmazódtak a programmal szembeni elvárások, fel kellett térképezni a piac szereplőit és az általuk kínált megoldásokat. Legfontosabb objektumaink a következők: • Nem vezetnek be új iktatási rendszert • Az iktatás mennyiségi és minőségi javítására új munkaerőket vonnak be • Az eddig használt EMIR rendszert egészítik ki egy újabb modullal • IktatOk Elektronikus iktató program bevezetése • IQtató programrendszer bevezetése Cégünk az 5 lehetőség közül IQtató programrendszer bevezetését választotta. A megoldásból látható, hogy a legmeghatározóbb nem a költség volt, hanem az, hogy a felhasználói elvárásoknak, igényeknek maximálisan eleget tegyenek.

Kapcsolódó, ill. konkurens megoldások, dokumentumok

nyilatkozat és kitöltési segédlet