HALOZATIELEMZES

Forrás

http://miau.gau.hu/oktatas/2011tavasz/szuinf_network.xls

A tervezett alkalmazás/megoldás címe

Kapcsolati háló jellegű feltárás, elemzés

A feladat előtörténete

A feladat célja adott cég informatikai rendszereiben elérhető, egzakt formában gyűjthető és mérhető elektronikus nyomok hasznosításának vizsgálata különös tekintettel a munkavállalók által folytatott kommunikáció intenzitásának nyomaira.

Cél továbbá a gyűjtött adatok eredményközpontú elemzése a kommunikáció intenzitásának és az egyéni vagy csoporteredmény kapcsolatának tekintetében annak reményében, hogy a különböző kommunikációs cselekmények összessége és az eredmény között összefüggés mutatható ki.

A kérdés felvetésének aktualitását erősíti a távközlési csatornák térnyerésének az utóbbi évtizedekben tapasztalható növekvő üteme.

A feladat megoldás jelenlegi helyzete és ennek értékelése

Jelenleg a munkavállalói erőfeszítés mennyiségének és minőségének objektív megítélése megfelelő mérési módszerek híján erősen kétséges. A vezetők - akár beismerik, akár nem - gyakran egyáltalán nem tudnának elszámolni azzal a kérdéssel, alkalmazottaik mivel töltik mindennapjaikat. Jobb híján ad hoc tapasztalatokból, gyakran véletlenszerű irodai találkozások során megfigyelt látszat alapján kénytelenek (és olykor nem is restek) ítélni. Ugyanakkor nem feltételezhetjük, hogy bármely vezető elégedett lehet ilyen minőségű adatokon alapuló döntéseivel. Gondoljunk csak egyes könnyed magazinok "Hogyan tűnjünk fontosnak a munkahelyünkön?" jellegű cikkeire olyan tanácsokkal, mint hogy iratokkal felpakolva járjunk az irodában és így tovább.

Amennyiben a munkateljesítmény jól mérhető kimeneti oldalon, talán fel sem merül a kérdés, mekkora munkabefektetéssel érhető el az aktualizált kimenő teljesítmény: egyszerű értékelés hozható a kimeneti teljesítmény alapján. Ugyanakkor kevéssé tudjuk megmondani, hogy az eredmény mennyiben függött a befektetett munka mennyiségétől és minőségétől, de kényelmesen feltételezhetjük egy pozitív összefüggést. Azaz ha valaki valamilyen tőle független külső tényező okán, bár mindent megtesz, nem ér el eredményt, az egyszerűség kedvéért akkor is hajlamos lehet a vezető ráhárítani a kudarc felelősségét.

Abban az esetben, ha a kimeneti teljesítmény csak csapatszinten mérhető, esélytelen objektíven megítélni, hogy melyik csapattag mennyiben járult hozzá a végső összteljesítményhez, így egyes csapattagok relatíve potyautasként élvezhetik a csapat sikerét, ami egyrészt pozitív megerősítés lehet a potyautasság irányában, másrészt demotiváló lehet más csapattagok számára.

A tervezett megoldás adatvagyonának bemutatása (ANYAG)

A bemutatott adatok fiktívek. A megoldás kidolgozásához hasonló munkaörben dolgozó 9 munkavállaló fiktív adatait használtuk.

Objektumok (sorok)

Objektumként az egyes munkavállalókat tekintettük. Hasonló elemzés végezhető lenne ugyanakkor csoportok összehasonlítása révén is. Az adott esetben alkalmas megközelítést a feladat és a munkavégzés jellege határozza meg.

Attribútumok (X, Y oszlopok)

Attribúbutumként a levelezőrendszer, a belső telefonközpont és a belső azonnali üzenetküldő (cset-) rendszerben hagyott digitális nyomokat tekintettük. A személyes megbeszélések nyomát a belső levelezőrendszerbe integrált naptár funkcióból lekérhető adatokat tekintettük.

Támogatott kommunikációnak tekintjük elsősorban a közvetlen kollégákkal, vezetőkkel/beosztottakkal, a vállalaton belül elősorban a munkaköri leírás szerint illetve a munkavállaló által szolgáltatott folyamat értékláncában résztvevő egyéb munkavállalókat.

Amennyiben a vállalatnak csak vállalati illetve belső ügyfelei vannak, megkülönböztethető nem támogatott kommunikáció is: magánlevelezések illetve magánbeszélgetések (pl. nem válallati, hanem nyilvános, ingyenes szolgáltatások keretében fenntartott címekre (gmail, yahoo, hotmail, stb) küldött levelek). Ugyanakkor lakossági ügyfelek esetén ez félrevezető lehetne. Kifinomultabb megoldás a címzetteknek/telefonszámoknak ügyfél-adatbázisokkal való összevetése.

Úgy döntöttünk, ez esetben a nem nyilvántartott címekkel/számokkal való kapcsolatokat figyelmen kívül hagyjuk, mivel nem egyértelmű az adott kommunikáció és a teljesítmény közötti korreláció iránya.

Minden más esetben azt feltételezzük, hogy az intenzívebb kommunikáció hozzájárul a jobb teljesítményhez, ezért a vizsgált változók mindegyikének pozitív irányú összefüggést feltételezünk a függő változóval.

Feltételeztük továbbá, hogy az teljesítmény egyénileg is mérhető, azaz függő változóként vizsgálható. Az eredményt a kapcsolódó forgalom pénzügyi értékében határoztuk meg. Olany munkakörökben, ahol a a kommunikáció intenzitása vélhetően pozitívan befolyásolja az eredményességet, ugyanakkor az eredmény nem mérhető egyéni szinten, függő változó hiányában a gyanúgenerálásra alkalmas a bemutatott módszer.

• Támogatott forrásból kapott vagy oda küldött levelek száma (db/hó)
• Támogatott levelezés átlagos terjedelme (leütés/db)
• Támogatott levelezés átlagos válaszideje (munkaóra (nem beleszámítva a hétköznap 18 és 9 illetve a hétvégén 0-24 óra közötti időszakot))
• Támogatott telefonhívások száma (db/hó)
• Támogatott telefonhívások átlagos időtartama (perc/db)
• Nem fogadott támogatott hívásokat követő visszahívás válaszideje (munkaóra (nem beleszámítva a hétköznap 18 és 9 illetve a hétvégén 0-24 óra közötti időszakot))
• Belső csetrendszerben nyitott támogatott beszélgetések száma (db/hó)
• Belső csetrendszerben nyitott támogatott beszélgetések átlagos terjedelme (leütés/db)
• Naptár szerint megbeszélések összes időtartama (óra/hó)
• Munkavállaló által biztosított forgalom (M Ft/hó)

A tekintett független változók munkakörönkénti differenciálása értelemszerűen ajánlott csakúgy, mint a független változók és az eredmény munkakör/szakma szerinti vizsgálata, hiszen eltéréseket feltételezhetünk például egy ügyfélkapcsolati menedszer és egy szakfordító esetében a kommunikáció intenzitásának jelentőségében.

A feladat által érintett célcsoportok

A feladat megoldása modellt biztosít a kommunikációhoz kapcsolódó elektronikus adatnyomok - személyiségi jogokat és levéltitkot nem sértő - objektív elemzéséhez.

Ilyen adatgyűjtési és elemzési módszer feltétlenül hasznos:

• vezetőknek beosztottaik értékelésében;
• HR szakembereknek vezetői értékelés támogatásában, illetve az ilyen formában mérhető munkabefektetés és a kimeneti teljesítmény összefüggéseinek feltérképezésében.

A feladat megválaszolása kapcsán várható hasznosság

A feladat megválaszolásával lehetővé válik:

• az egyéni munkabefektetés mérése kommunikációs adatnyomok felhasználásával;
• az így mért egyéni munkabefektetésnek a kimeneti teljesítményre való hatásának megállapítása.

Amint az ilyen összefüggést az adott munkakörre megállapítottuk, lehetővé válik:

• egyénileg nem, de csapatban mérhető kimeneti teljesítmény esetén a potyautasságot illető gyanúgenerálás;
• egyénileg mérhető teljesítmény esetén annak megállapítása, hogy a munkavállaló hozzáállása, munkavégzésének intenzitása mennyiben tehető felelőssé az elért sikerért vagy elszenvedett kudarcért, ami lehetővé teszi:
• az egyéni fejlődési terv objektív méréseken alapuló, a munkavállaló által befolyásolható és a vállalat számára elsősorban érdekes kimeneti teljesítményt bizonyítottan befolyásoló területekre való koncentrálását.

A saját megoldás bemutatása (MÓDSZER)

A megoldást:

• személyiségi és titokvédelmi jogokat nem sértő;
• objektívan mérhető;
• az adott vállalt informatikai rendszeriben elérhető

adatok gyűjtésével és azok hasonlóságelemzésével oldottuk meg.

Első lépésként kilenc munkavállaló elektronikus levelezéssel, azonnali üzenetküldéssel és telefonálással kapcsolatos naplóadatait, valamint a belső levelezőrendszerbe integrált naptárprogramban jegyzett találkozóik, megbeszéléseik adatait gyűjtöttük mátrixba az egyes munkavállalókat objektumnak, a különböző területeken gyűjtött adatokat attribútumoknak tekintve. Megállapítottuk az egyes attribútumokhoz tartozó irányt.

A gyűjtött adatokon My-X alkalmazás segítségével végeztettünk hasonlóságelemzést, majd az így nyert adatokat értékeltük.

Az eredmények értelmezése (EREDMÉNY)

Hasonlóságelemzés nélkül az eredmény alapján MV5 és MV6 munkavállalók teljesítményét értékelnénk a legtöbbre, míg MV1-ét a legkevesebbre, mindezt egyszerűen a hozzájuk kapcsolható pénzügyi forgalom alapján.

A hasonlóságelemzés azonos eredményre vezetett: a vizsgált adatok alapján végzett becslés szintén MV5 és MV6 munkavállalókat hozza ki nyertesnek, míg MV1 teljesítményét becsüli a legkevesebbre.

Ajánlások megfogalmazása (KÖVETKEZTETÉS)

Mint láttuk, hasonlóságelemzés nélkül az eredmény alapján MV5 és MV6 munkavállalók teljesítményét értékelnénk a legtöbbre, míg MV1-ét a legkevesebbre, mindezt egyszerűen a hozzájuk kapcsolható pénzügyi forgalom alapján. Ugyanakkor nem tudjuk megmondani, az adott egyéni teljesítmény mennyiben kösznhető a munkavállaló erőfeszítéseinek és mennyiben szerencséjének (például jó ügyfelet fogott ki), ahogy azt sem, hogyan segíthet magán a gyengébben teljesítő munkavállaló: könnyen lehet, a visszajelzést követő fejlődési javaslat kimerülne annyiben, hogy valahogy érjen el eredményt, a többi a ő dolga. Ugyanakkor ha hosszabb távon végül esetleg szükségesnek látszik a munkavállaló elbocsátása, annak indoklásához nem állna rendelkezésre objektívan alátámasztható adatállomány, hiszen egyrészt azt sem tudnánk bizonyítani, hogy a munkavállaló nem tett meg minden tőle telhetőt.

Amennyiben azonban nem lenne az egyéni teljesítmény pénzügyileg mérhető, a kilenc munkavállaló teljesítményét vezetőjük kénytelen lenne szubjektív szempontok alapján vagy ad hoc formában nyert tapasztalatok alapján értékelni, mely értékelést minden bizonnyal erősen befolyásolna úgy a szerencse, mint az egyéni szimpátia: ilyen alapon bármelyik munkavállaló lehetne.

A hasonlóságelemzés bizonyítja, hogy a vizsgált tényezők összessége alapján sikerrel becsülhető a kimeneti teljesítmény: a vizsgált adatok alapján végzett becslés szintén MV5 és MV6 munkavállalókat hozza ki nyertesnek, míg MV1 teljesítményét becsüli a legkevesebbre a kommunikációs tevékenységek nyomai alapján.

Ezáltal megállapítható, hogy a vizsgált munkakörben a kommunikációs tevékenységek összessége és a kimeneti teljesítmény összefügg. Így amennyiben a teljesítmény nem lenne egyénileg mérhető, akkor is meg tudjuk a vizsgált adatok gyűjtésével és hasonlóságelemzésével, a teljesítmény mekkora része tulajdonítható az egyes munkavállalónak. Így csapatteljesítmény mérése esetén tetten érhető és kiszűrhető az egyéni potyautasság.

Az ilyen jellegű adatgyűjtés igazságosabb teljesítményértékeléshez vezet: amennyiben a munkavállaló rajta kívül álló okoknak tulajdonítja a kudarcot, vagy kizárólag saját érdemének az elért eredményt (minden valószínűség szerint az emberi lélek alapvető működése folytán), az ilyen állítások a módszer révén objektíven igazolhatóak (azaz a munkavállaló adott esetben meg tudja védeni magát) illetve cáfolhatóak (azaz a munkaadó reális, a munkavállaló által befolyásolható és a végső teljesítményt valóban befolyásoló fejlődési célokat tűzhet ki, illetve adott esetben objektívan tud igazolni egy esetlegesen szükséges folmondást).

Mindezek tükrében ilyen jellegú vizsgálatok végzése minél több munkakörben ajánlott.

Az információ többletérték lehetőségének levezetése (VITA)

A tervezett hasznot sikerült realizálni, hiszen adott cég informatikai rendszereiben elérhető, egzakt formában gyűjthető és mérhető elektronikus nyomokat, különös tekintettel a munkavállalók által folytatott kommunikáció intenzitásának nyomaira, sikerült hasznosítható formában gyűjteni, illetve a gyűjtött adatok és a kimeneti teljesítmény közötti összefüggést megállapítani.

Kapcsolódó, ill. konkurens megoldások, dokumentumok

nyilatkozat és kitöltési segédlet