Online tender

Forrás

[1]

A tervezett alkalmazás/megoldás címe

Egy telekommunikációs cég online tender eredményének (felül)vizsgálata.

A feladat előtörténete

Feladat feldolgozásomban egy a cégünknél lezajlott beszerzés, egy bizonyos online tender esetét kívántam utólagosan feldolgozni, mivel a tendert megítélésem szerint nem a legmegfelelőbb ajánlattevő nyerte el a 2012-es esztendőre vonatkozóan. A vizsgálat módszertana és eredményessége egyúttal útmutatóként és új mérlegelési lehetőségként szolgálhat a cég számára az elkövetkező pályázatok értékelésénél.

A feladat megoldás jelenlegi helyzete és ennek értékelése

A pályázat-értékelés a következő folyamat szerint ment végbe:

• Pályázatok beérkezését és áttanulmányozását követően a 3 legmagasabb díjazású ügynökség kizárása;
• A fennmaradó 3 ügynökség prezentációjának és képviselőinek meghallgatása 1-1,5 órás időkeretben;
• Értekezlet az 5 fős marketingkommunikáció részleg részvételével, ahol is szubjektív pro- és kontra érveléssel döntöttek a győztesről;
• Jóváhagyás, eredmény kihirdetése.

Az eredmény tehát igencsak -nem tudok rá megfelelőbb kifejezést- "barbár" döntési folyamat során született meg, mely nélkülözte a legalapvetőbb pontozásos és/vagy átlagérték-számítási módszereket is, noha a tenderkiírás tartalmazta az értékeléshez használandó pontrendszert, s a pályázati anyagokat ezen értékelési metódusnak megfelelően adták be a kommunikációs ügynökségek is. Kritikaként tehát a nemtörődömség és a szakmaiság hiánya (hiszen a szubjektivitás, az egyének befolyásolási képességei és befolyásolhatósági szintjei túlzott hangsúlyt kaptak a döntés során) egyaránt megfogalmazható a kiválasztás kapcsán.

A tervezett megoldás adatvagyonának bemutatása (ANYAG)

Nem ütközött különösebb nehézségbe összegyűjteni az adatokat, hiszen csupán a beadott pályázati anyagok lényegi adatait kellett egy már létező értékelési szempontrendszer alapján átvezetnem a vizsgálatomba. Az alábbi objektumok anonim ügynökségi elnevezések. A meghívásos pályázatban ez a 6 ügynökség vett részt, mivel primer kritérium volt az iparági (telco) tapasztalat és referencia.

Objektumok (sorok)

• ASD;
• e-Steel;
• ICT-SHOT;
• Monbrand;
• NJ Media;
• Sogno.

Attribútumok (X, Y oszlopok)

• Master banner (Tízezer Ft/darab) - Banner előállítási díja. Minél alacsonyabb az érték, annál jobb.
• Online koncepció (Kód) - Az online tevékenység koncepcionális értéke és stratégiai összhangja a vállalat tevékenységének megfelelően. Minél magasabb az érték, annál jobb.
• Projekt men. tanácsadás (Tízezer Ft/óra) - Projekt menedzsment tanácsadás, azaz az operatív folyamatokon túlmutató stratégiai- szakmai tanácsadás és beavatkozás forintális értéke. Minél alacsonyabb az érték, annál jobb.
• Releváns referencia érték (Kód) - Az iparági tapasztalat és releváns referenciák kifejeződése egyetlen értékben. Minél magasabb az érték, annál jobb.
• Social media (Kód) - Tevékenységre és vállalatra szabott social media stratégia, koncepció és aktivitások kifejeződése egyetlen értékben. Minél magasabb az érték, annál jobb.
• Havidíj (Tízezer Ft/hónap) - Az ügynökség havi illetménye, mely az általános online feladatokat, illetve a már futó kampányokkal, aktivitásokkal kapcsolatos teendőket foglalja magába (operatív működtetések és feladatok, riportálás, elemzések készítése).

A feladat által érintett célcsoportok

Pénzt ér a vizsgálati anyag a következő felhasználók számára, mert megtakarítás, döntési racionalizáció várható:

• Marketing részleg;
• Marketingkommunikáció részleg;
• Vállalati beszerzési csoport;
• Pénzügyi részleg;
• Kontrolling csoport;
• Vállalati döntéshozók.

A feladat megválaszolása kapcsán várható hasznosság

Szakértői elemzés

• Adatvagyon megszerzése
• Az elemzéshez szükséges technikai rendszer (Microsoft Office programcsomag)
• Szakértői munka, elemzés lefolytatása

Hasonlóságelemzési módszer

• Adatvagyon megszerzése
• Az elemzéshez szükséges technikai rendszer (MY-X online elemző program és/vagy Microsoft Office programcsomag Excel programja)
• Szakértői munka, elemzés lefolytatása

A ráfordítások költségvonzata

• Adatvagyon megszerzése: Ingyenesen rendelkezésre álló pályázati anyagok.
• Az elemzéshez szükséges technikai rendszer: Microsoft Office programcsomag Excel programja és/vagy a MY-X online elemző program ingyenesen rendelkezésre állnak.
• Szakértői munka, elemzés lefolytatása:
  • Elemzési munkaidő: 6 óra x 5000 Ft/óra = 30000 Ft; de! 5 fő x 30000 Ft = 150000 Ft
  • Hasonlóságelemzés Microsoft Excel COCO-analízissel: 2,5 óra x 5000 Ft/óra = 12500 Ft
  • Hasonlóságelemzés MY-X online elemző programmal: 1 óra x 5000 Ft/óra = 5000 Ft

A hasonlóságelemzés módszerével elvégzett feladat által megtakarított legmagasabb érték hozzávetőlegesen: 145000 Ft (illetve 137500 Ft). Az összeg nagysága egy átgondolatlan és pazarló (idő és pénz) döntési folyamat eredménye, amely a tanult módszertannal és kellő szabályozottsággal a fenti szintre redukálható. Ugyanakkor fontosnak tartom kiemelni, hogy havi szinten is jelentős, akár több százezer Forintos költséghányad is megtakarítható a szolgáltatás relatív ár/érték arányának megtartása mellett.

A saját megoldás bemutatása (MÓDSZER)

• Adatgyűjtés (Online tender anyaga), objektumok és attribútumok meghatározása;
• Adatbázis létrehozása;
• Pivot tábla készítése az alapadatok felhasználásával;
• Direkt solver
  • Pivot tábla alapján az egyes attribútumoknál külön-külön rangsorolást végeztem, ebből megkaptam a rangsor táblát;
  • Létrehoztam a Solver értékmeghatározásához (lépcsők) és ebből következően a becsült értékek (becsült havidíj) meghatározásához szükséges segédtáblákat, és a Solver függvény paraméterezéséhez (korlátozó feltételek) nélkülözhetetlen táblázatokat és értékeket (szorzatösszeg, delta);
  • Lefuttattam a Solvert, amely feltöltötte értékekkel a célcellákat és elvégezte a becslést a képletezésnek köszönhetően.
• Inverz solver
  • A direkt solver lépéseivel megegyezően, de ellentétes rangsorolási iránnyal elvégeztem az inverz becslést.
• Az elemzést a COCO táblák kiértékelésével végeztem el.

Az eredmények értelmezése (EREDMÉNY)

Az összehasonlítás eredménye a következő:

Coco Y0:

• Minden esetben hitelteles eredmény született.
• Négy esetben született 100 % feletti eredmény.

Coco STD:

• Négy esetben hitelteles eredmény született, három esetben hiteltelen.

Eredmény:

• A legjobb ajánlatot a „D” ajánlattevő tette.
• Másodikat a „G”.
• Az első és a második helyezett között megközelítőleg kétszeres különbség van, ami egyértelmű fölényt mutat, ez szignifikáns különbség.
• Ha az eredeti megoldást és a COCO-elemzés eredményeit hasonlítom össze, akkor ez utóbbit kell mérvadónak tekinteni, mivel ez kizárja a szubjektivitást az elemzésből.

Ajánlások megfogalmazása (KÖVETKEZTETÉS)

Az eredmények összehasonlításakor látható, hogy az eredeti, szakirodalmi megközelítés és a COCO elemzés közti különbség kézzelfoghatóan eltér. Az eredeti győztes „E” ajánlattevő visszaszorult a 4. helyre, és az új objektív győztes a „D” lett. A következő közbeszerzési eljárásnál több adatot kell bekérni a cégekről, referenciákat stb, hiszen ez tovább finomíthatja a képet. Minél több adatból vonunk le következtetéseket, annál objektívebb lesz az eredményünk.

Az információ többletérték lehetőségének levezetése (VITA)

A tervezett 65500HUF helyett 10.500 HUF tényleges költséggel meg lehet valósítani az elemzést.

Reális hasznosság:

A szuboptimális kockázatok költségei, és a munkavégzés időtartalmának csökkenéséből származó költségek is kiesnek.

Minden döntés kockázatot hordoz, ha az ember olyan szituációba kerül, hogy a döntése másokra közvetlenül, vagy közvetve kihat a döntés felelőssége még nagyobb. A döntéshozók szerepe ezért fontos, és ezért kell objektíven meghozni a legjobbat. Ha az ember nem tud elszámolni az objektivitásával, még akkor is bajba kerülhet, ha nem szándékosan okozott kárt. (Erre külön büntetőjogi kategória vonatkozik.) A döntés vagy választás során a hasonlóságelemzés módszerével a kiválasztott „D” ajánlat a megelőző súlyozásnál nem elsőként került ki. Tehát valami (feltételezhetően szubjektív) oka van a torzításnak. Érdemes átgondolni, milyen szempontokkal lehetne még pontosabban meghatározni a kiválasztási kritériumokat. Új közbeszerzési filozófiát és átláthatóbb mindenki számára hozzáférhető pályázatokat kell kidolgozni, ez mindannyiunk közös társadalmi érdeke.

Kapcsolódó, ill. konkurens megoldások, dokumentumok

nyilatkozat és kitöltési segédlet