Ba3:Beszallito

Forrás

XLS

A tervezett alkalmazás/megoldás címe

Gyógyszer alapanyag beszállító kiválasztás támogatása hasonlóságelemzéses módszerrel

A feladat előtörténete

Munkahelyem egy nagy gyógyszergyártó cég (melynek anonimitását a feladatban megőrizni tartozom) Napi fő tevékenységem jellemzően "egyszerű" táblázatkezeléses megoldásokon alapuló, főleg kapacitás- és költségelemzés, standardok és gyártások tényadatainak összevetése. Ennek megfelelően sokáig a legnagyobb gondot számomra a feladat megoldása kapcsán a megfelelő, de mégis testhezálló és nem utolsó sorban a jövőben esetleg még gyakorlatban is hasznosítható téma kiválasztása okozta.
Végül egy kedves beszerző kollégámmal folytatott beszélgetés és a Tőle kapott információk, fájlok felhasználását választottam modellként a feladatmegoldáshoz.

A feladat megoldás jelenlegi helyzete és ennek értékelése

Hasonlóan a többi iparághoz, a gyógyszeripar szereplői számára is nagyon fontos a felhasznált alapanyagok beszerzése során a költséghatékonyság biztosítása és emellett ebben az iparágban elengedhetetlen a minőség szempontjainak megkérdőjelezhetetlen figyelembe vétele. Ennek biztosítása érdekében a gyártók rendszeresen auditálják beszállítóikat, a beszerző részlegek pedig rendszeresen monitorozzák, értékelik a potenciális beszállítókat, hogy évről évre a szerződések megújításakor megalapozott legyen a tárgyalási stratégiájuk.
A Form munkalap egy ilyen Beszállító értékelő adatlap alapján készült, melyen az egyes beszállítókat beszerzési/logisztikai és minőségügyi szempontok szerint pontozzák és a pontok súlyozott összesítése alapján állapítanak meg a különböző kategóriákra és azok összesített végeredményére vonatkozó minősítést.
Az így kinyert minősítés egy-egy beszállítóra vonatkozóan alapot ad a vele való jövőbeni kapcsolat előzetes megítélésére, alkalmazandó hozzáállás megtervezésére, viszont nem tartalmaz támogató megoldást azokra az esetekre, amikor egy adott anyagtípusra vonatkozóan több beszállító is hasonlóan elfogadható minősítést ér el.
A "kiválasztás" teljesen offline módon, pl. egy értékelő megbeszélésen, az összegyűjtött értékelő lapok egyenként való végignézése, vélemények egyeztetése alapján történik. A példamodellben szereplő attribútum (X) értékek esetén a döntés egyértelműen a Szállító 4-re esne a legalacsonyabb Y érték, azaz egységár miatt.
A jelenlegi módszer hiányossága, hogy nem biztosít lehetőséget az ár-teljesítmény viszony pontos megítélésére és beépítésére a döntéshozatalba.

A tervezett megoldás adatvagyonának bemutatása (ANYAG)

Az adatvagyon alapját a Form munkalapon szerepeltetett kategóriák/szempontok képezik. Az anonimitás megőrzéséhez kapcsolódva nem csak a vizsgált beszállítók nevét nem jelenítem meg, de az értékelés számértékeit is az Excel által véletlenszerűen generáltatva állítottam elő.

Objektumok (sorok)

Szállítók, nem valós megnevezésükkel, csak sorszámmal megkülönböztetve 1-4-ig

Attribútumok (X, Y oszlopok)

X értékek: A Beszállító értékelő lapon szereplő értékelési szempontok, az ott alkalmazott 1-5 pontozásos mértékegységgel.

• Termék megbízhatósága (pont): minél nagyobb, annál jobb.
• Termék információk (pont): minél nagyobb, annál jobb.
• Kapcsolattartó elérhetősége (pont): minél nagyobb, annál jobb.
• Kapcsolattartó szakmaisága (pont): minél nagyobb, annál jobb.
• Tárgyalási és döntési képesség (pont): minél nagyobb, annál jobb.
• Kötelezettségek tiszteletben tartása (pont): minél nagyobb, annál jobb.
• Reklamációk (pont): minél nagyobb, annál jobb.
• Minőségügyi szempontok (pont): minél nagyobb, annál jobb.

(Az értékelő lapon a jelenlegi módszer szerinti értékelést segítő, a pontértékeket szöveges értékelésként is megjelenítő, beágyazott HA függvényen alapulóan működő mezők is találhatóak)
Y érték: Az Egységár €/Kg-ban.

A feladat által érintett célcsoportok

A jól sikerült, kifejlesztett rendszer értékes lehet közvetlen módon a vállalat beszerzői és minőségbiztosítói számára, mert megalapozott támogatást nyújthat stratégiai döntéseikben.
Közvetett módon ez természetesen hasznos lesz a termelés és minőség-ellenőrzés részlegei számára is.

A feladat megválaszolása kapcsán várható hasznosság

• A jelenlegi gyakorlat (offline kiválasztás) esetleges kiváltásához egy hasonlóság vizsgálaton alapuló rendszerrel az alábbi ráfordítások lennének szükségesek:
  • Eszköz igény: nem generál kalkulálandó költséget, a vállalat meglévő infrastruktúrája (MS Wndows szerverekkel üzemeltetett intranet hálózat) és a licenszelt, használatban lévő alkalmazások (MS Office Professional Plus 2010 csomag, MS SQL adatbáziskezelő stb.) alkalmas platformot adnak a fejlesztéshez - 0 Ft
  • Munkaóra ráfordítás:
    • Felhasználói igény specifikálása (URS) - Beszerző, 2 munkanap 16x2500 = 40 000 Ft
    • online adatgyűjtő rendszer kialakítása - a "Form" excel tábla alapján a Metaadatok gűjtésére és feldoglozására szolgáló adatbázis és html (SharePoint) alapú adat- gyűjtői, beviteli felhasználói felület készítése - IT munkatárs, 3 munkanap 24x2500 = 60 000 Ft
    • szakértői rendszer kialakítása - a hasonlóságelemzés informatikai háttér megvalósításának és felhasználóbarát kezelő felületének leprogramozása - IT munkatárs, 10 munkanap 160x2500 = 400 000 Ft
  • Összes ráfordítás: 40 000 + 60 000 + 400 000 = 500 000 Ft (Egyszeri ráfordítás/költség)
• A jelenlegi gyakorlat alkalmazásának költségei és azok várható változása a megvalósítás kapcsán:
  • 'Adatgyűjtés és előkészítés költségei: Az értékeléseket éves gyakorisággal végzik el minden szállítóra, tekintettel a beszállítók 120 körüli számosságára, havi bontással részletekben, így a tevékenység gyakorlatilag folyamatos. A Beszerzési munkatársak az adott hónapra kiválasztott 10 beszállító Form-ját elküldik az értékelésben résztvevő Quality, Termelés, Raktár, Logisztika szervezeteknek majd a visszaérkezett adatokat rendezik, összesítik, a formokat iktatják, archíválják. Egy formra fordított becsült idő: 2 munkaóra, így havonta 20 munkaóra = 20x2500 = 50 000 Ft rendszeres költség, melyet az utomatizált SharePoint workflow-val menedzselt online adatgyűjtés becslésem szerint a 10%-ára csökkenthetne -> megtakarítás havonta 45 000Ft
  • Értékelés jelenlegi módszerének költsége: A havonta megtartott értékelő megbeszélésekre az öt érintett szervezet képviselői átlag 3 órát fordítanak, ez 3x5x2500 = 37 500 Ft rendszeres költség, melyet bevezetendő szakértői rendszer akár teljes mértékben is elhagyhatóvá tehetne, de az esetleges véleménykülönbségek lehetőségére gondolva 10%-ot itt is megtartok várható jövőbeni költségként - a megtakarítás így havonta 33 750 Ft
    
• Ténylegesen (pénzben kifejezhető) várható megtakarítás tehát:
  • Havonta 45 000 + 33 750 = 78 750 Ft, ami azt jelenti, hogy az egyszeri ráfordításként kalkulált 500 000 Ft-os invesztíció megtérülése a használat 7. hónapjában realizálódik.

A saját megoldás bemutatása (MÓDSZER)

• Adatbázis:
  A Meta munkalapon a Form munkalapon szereplő szempontokat és értékeket soroltam fel. (A pontértékeket véletlen szám generálással állítottam elő a modellben)
  A Pivot Munkalapon Kimutatás varázsló segítségével ellenőriztem a Meta munkalapon végrehajtott adatbevitel helyességét

• Sorszámozás:
  A Solver munkalap 3-8 soraiban a Pivot munkalapon táblázatos formába rendezett alapadatokat jelenítem meg hivatkozás segítségével.
  A 11-15 sorban SORSZÁM függvény segítségével meghatároztam a pontszámok alapján minden egyes attribútumra vonatkozóan az objektumok helyezését, sorrendjét. A sorrendezés irányultsága minden esetben 0, tehát minden szempontnál a legmagasabb pontérték az első helyezett.
  A 19-24 sorban alakítottam ki a lépcsők megjelenítésére szolgáló táblázatot, a 4 szállító adataihoz 4 lépcsős beállítással.

• Solver paraméterek:
  A Solver bővítményt úgy paramétereztem be, hogy a Lépcsős táblázat ($C$20:$J$23 cellák) módosításával Minimalizálja a 27-32 sorokban FKERES függvény alkalmazásával létrehozott táblázatban kiszámításra kerülő tényleges és becsült Egységárak közti különbség NÉGYZETÖSSZEG értékét (M24)
  A Solver constraint beállítását segédtábla (N19:V20) segítségével úgy adtam meg, hogy minden egyes lépcső érték >= legyen mint ugyanazon kategória előző lépcsőfoka.

• Solver ítélet:
  Az N21:N27 cellákban HA függvény alkalmazásával szállítónként minősítem a tényleges és a becsült Egységár egymáshoz viszonyított értékét (különbségét).

• "Solver (2)" munkalap:
  Az elsőként alkalmazott beállításokkal a szakértői rendszer létrejöttére utaló állapot (minden tény-becsléspár gyakorlatilag azonos, tehát teljesül a solver célcellájában szereplő négyzetösszeg érték minimalizálása), nem jött létre, helyette a Becslések értékei egyenlítődtek ki, így az eredmény nem volt értékelhető.

Ezért a lap másolásával létrehozott újabb munkalapon módosított beállításokkal, a vizsgált attribútumokat lekorlátozva azokra, melyekre a lépcsősfüggvények mátrixában egyforma értékeket kaptak, a Solver újrafuttatás után már elérhető volt a szükséges egyensúly, alkalmazhatóvá váltak a Solver ítélet oszlop HA függvényes minősítései.

Az eredmények értelmezése (EREDMÉNY)

A szakértői rendszerben az alapul vett véletlenszerűen generált tesztadatok alapján ~7,9 €/KG becsült átlagos egységár kalkulálódott ki. Ehhez képest az 1-es és 3-as Szállító ajánlata Felülértékeltnek bizonyult, tehát nem éri meg ilyen kondíciók esetén őke választani. A 2-es és 4-es Szállító becslése Alulértékeltnek bizonyult, tehát (ebben a nézetben) az általuk ajánlott ár ár-érték aránya kedvező, javasolható a velük való együttműködés.

Ajánlások megfogalmazása (KÖVETKEZTETÉS)

Jelenleg a pontozásos vizsgálatuk alapján hasonlóan jó összpontszámot/minősítést elért szállítók közül egyszerűen csak az árkülönbség alapján választanak. Ez nem elég objektív, nem ad módot az ár-érték arány valódi figyelembe vételére. A részpontszámokhoz rendelt súlyozás bizonyos fokig segíti az ilyen szituációkban való döntéshozatalt, de tovább erősíti a szubjektivitást túl azon, amennyire maga a pontozás is már eleve az.
Az összes kategóriára szakértői rendszerként felépített, hasonlóságelemzésen alapuló módszer alkalmazása lerövidítheti, számszerű alapokra helyezheti, tehát objektívebbé teheti a kiválasztást.
Mivel a szakértői rendszer létrehozásának költsége a számítás szerint rövid időn belül megtérülne, a szakmai és gazdasági szempontok egyaránt alátámasztják létjogosultságát.

Az információ többletérték lehetőségének levezetése (VITA)

A jelenlegi módszer alkalmazása az adatgyűjtés adminisztrációs teendői mellett elvárja az értékelő/minősítő megbeszélések munkaidő ráfordítását is és ennek ellenére valószínűleg kevésbé pontosan veszi figyelembe az egyes beszállítók egymáshoz képesti megítélését.
A beszállítókra vonatkozó adatok megfelelő formátumú és struktúrájú adatbázisban történő gyűjtése, tárolása, majd szakértői rendszerré történő feldolgozása megtakarítást jelenthet a döntések meghozatala kapcsán folytatott megbeszélések lerövidítése, sőt akár kiváltása formájában. Ráadásul objektívebb, megalapozottabb döntések lesznek meghozhatóak, ha bekerül a vizsgálati módszerbe az ár-teljesítmény viszony kapcsán megválaszolandó kérdés, ér-e annyit egy-egy szállító ajánlott árúja az adott szempontok alapján, mint amennyit kér érte?

Kapcsolódó, ill. konkurens megoldások, dokumentumok

nyilatkozat és kitöltési segédlet
Egyéb segítség: korábbi szócikk, csoportunk első elkészült szócikke
analfabetizmus elleni segédlet: hangállomány
COCO_FAQ[1]
Ideális szócikk 2010 [2]
Jegyzet[3]