KKV-k gépkocsi karbantartás optimalizálás

Forrás

XLS

A feladat előtörténete

Munkahelyemen megfigyeltem, hogy valahányszor szóba kerülnek a céges gépjárműveinkkel kapcsolatos kérdések, az amúgy jó hangulatú légkör megváltozik, valami feszültség támad a pénzügyi felelősök, és a kérdéses gépjármű használója között. Kissé körbejárva a témát, rájöttem, hogy ennek a témakörnek nincs igazán kialakult, bejárt útja. Kiderítettem azt is, hogy ez azért van így, mert ezek az ad hoc jellegű problémák a vezetés szemszögéből csak a munkát hátráltatják (kvázi profitveszteséget termelnek), és ők csak a leggyorsabb és egyben legolcsóbb megoldást szeretnék rá látni, de mindezidáig ezt nem sikerült megnyugtatóan rendezni. Elgondolkodtam, hogyan lehetne megtalálni az optimális szervizt, ahova az autóinkat hordhatjuk, amivel a döntéshozóink, és a járművek használói is elégedettek lennének.

A feladat megoldás jelenlegi helyzete és ennek értékelése

Az egyes vállalkozások gazdaságosságát, hatékonyságát igen sokféle tényező befolyásolja, és ezek között igen jelentős szerepet tölthet be az adott profittermelő egység működési költségeinek alakulása. Bár ez az információ közismert., és nagyon sok tanulmány foglalkozik vele, vannak itt is olyan „alcsoportok”, melyek - talán a vezetés más irányú beállítottsága okán- kevésbé vannak előtérben. A technika gyors fejlődése, és a fogyasztói társadalom kialakulása komoly szerepet játszik abban, hogy a régebben az állami nagyvállalatoknál még többé-kevésbé jól működő, de mindenképpen sokkal nagyobb kötlségvolument felölelő ún. TMK, mint olyan eltűnőben van. Mit is jelent ez? A legtöbb jelenlegi vállalkozás rendelkezik pl. informatikai háttérrel, de a számítógép-park, illetve az informatikai eszközök viharos sebességű fejlődése miatt egyszerűbb, és nem egy esetben valóban takarékosabb is cserélni az eszközöket, mint azok rendszeres karbantartását finanszírozni. Nem mellékes az sem, hogy ez a forgás, a technika folyamatos frissítése a versenyképességet, a hatékonyságot is növeli kiváltképp az IT vonalon. Az irodák berendezése viszonylag statikus dolog, itt nem érdemes sok időt fecsérelni a karbantartásra, hiszen a rendeltetésszerű használat valóban minimalizálja az ilyen jellegű problémákat.

Mi a helyzet viszont a nagyértékű, rendszeres karbantartást, felülvizsgálatot igénylő eszközökkel, ezeken belül is jelen vizsgálatunk tárgyával, a gépjárművekkel?

Azon cégek (pl. autókölcsönzők, fuvarozó cégek), amelyeknél a „fő” munka/profittermelő eszköz a gépjárműpark, természetesen kiemelt figyelmet fordítanak erre, ám azok a kis- és középvállalatok, melyek „nem engedhetik meg maguknak” azt, hogy külön alkalmazotta(ka)t tartsanak erre a feladatra, csak gyorsan megoldandó, minél kevesebb gondot jelentő, a prioritási sorrendben hátul elhelyezkedő problémát látnak benne, és ennek megfelelően is kezelik. Ugyanakkor a gépjárművek használói nem feltétlenül ilyen irányú érdeklődéssel bírnak (pl. az értékesítők, informatikusok, beszerzők nem tartják fontosnak – pláne egy „céges autó” esetében – a rendszeres szervizfeladatokat). Azaz a nagy tőkehányadú, és a profit termeléséhez elengedhetetlen eszközök felügyelet nélkül, vagy nem elemzett (legrosszabb esetben kontrollálatlan) anyagi ráfordításokkal üzemelnek.

A cégünknél bevált gyakorlat (mely -mint kollégáktól hallottam- máshol is megszokott) leginkább két objektív szempontot figyel, a

- költséget, és az

- egy-egy szervizlátogatásból eredő időkiesést (távolság + adminisztráció).

Ami tapasztalataim szerint cégenként változik, az a további paraméterek vizsgálata, de általában vagy a szubjektív tényezőkkel operál, vagy semmilyennel. Az a szabály azonban megfigyelhető, hogy ha vannak is plusz vizsgálati szempontok, azok csak a legolcsóbb, leggyorsabb szervizek közötti választást segítik, nem globálisan nézik az összes elérhető szolgáltatót.

Ez a módszer a jelen adathalmaz elemzésekor arra vezet, hogy a „Maller” és „Deák” néven jelzett szervizek nem jöhetnek számításba, csak a másik három, azok pedig „Igari” - „Gergely” – „Csamangó” sorrendben.

Alaposabban megvizsgálva, a „józan paraszti ész” diktálta követelményeknek eleget téve azonban, rájöhetünk, hogy ez a logika inkább rövid távon lehet sikeres, ha folyamatos biztonságot szeretnénk, akkor „sántít” a gondolatmenet.

Láthatjuk tehát, hogy a döntéshozók olyan dilemma elé vannak állítva, ahol szinte bármilyen megoldást, és akár annak ellenkezőjét is alá lehet támasztani érvekkel. Megint csak oda jutunk, hogy nincs objektív kontroll.

Ez természetesen nem lehet célja a vezetésnek, és az ilyen hiányosságok kiküszöbölésére igen alkalmas módszernek tűnik a jelen tanulmányban megfogalmazott módszerrel megvizsgálni a cég működésének ezen szegmensét.

A tervezett megoldás adatvagyonának bemutatása (ANYAG)

Nehézségek, problémák az objektumok és attribútumok kiválasztásakor, és a vizsgálatba való bevonás kizáró feltételeinek áttekintése

Alapvető feltétel, hogy az egyes attribútumok mindegyike rendelkezzen értékkel, így a vizsgálat tárgyául csak ilyeneket választottam.

A következő két lényeges választási szempont az volt, hogy az objektumok összehasonlító attribútumai legyenek

- objektívan „mérhetőek”

- valóban lényegesek a döntésben

Mindezekért kizártam pl. az ügyintézők hozzáállását, a szerelők szakértelmét, melyek ugyan lényeges információnak lennének tekinthetők, de egy ilyen elemzésben nem lehetnek „tudományos” vizsgálat tárgyai, lévén csak szubjektív benyomások.

A másik okból nem foglalkoztam azzal, hogy egy szerviz ad-e csereautót a munka idejére, mivel cégünk legtöbb dolgozójának speciálisan kialakított járműve van, ahol a szerszámoknak, mintapaneleknek, cserealkatrészeknek, stb. pontos helye van. „Kompatibilis” autóval egy szerviz értelemszerűen nem rendelkezik, tehát ez az amúgy fontos szerviz választási kritérium nálunk nem játszik komoly szerepet, a csereautó nyújtotta többletszolgáltatást nem tudnánk kihasználni.

A szolgáltatók paramétereit közvetlen, illetve közvetett (ismerősök, személyes érdeklődés) tapasztalati úton szereztem be.

Kiindulási adatok

A kiindulási adatbázis, egy 5x6-os mátrix.

Objektumok

• „Csamangó” néven jelzett szerviz

• „Deák” néven jelzett szerviz

• „Gergely” néven jelzett szerviz

• „Igari” néven jelzett szerviz

• „Maller” néven jelzett szerviz

Attribútumok

A következő attribútumokat vettem a vizsgálatba:

  Attribútum          Egység      Értékelés                      Magyarázat
1. szerelők száma       Fő         A több a jobb                 Több szerelő = nagyobb esély a gyors elintézésre
2. szerviz távolsága    Km	   A kevesebb a jobb              Közelebbi cég = kevesebb ráfordított idő
3. nyitva tartás        Óra/hét    A több a jobb                 Hosszabb nyitva tartás = nagyobb rugalmasság
4. adminisztráció       Perc       A kevesebb a jobb             Rövidebb ügyintézés = kevesebb kiesés
5. mosás                Van/nincs  Több a jobb (1-van, 0-nincs)  Kényelmi szolgáltatás
6. egyéb átvizsgálás    Van/nincs  Több a jobb (1-van, 0-nincs)  Nagyobb biztonság

Célfüggvény: Olajcsere munkadíja, ennek optimumát keressük.

1. Szerelők száma: az egy szervizben foglalkoztatott szerelők száma (többek között) azokat az információkat segít megszerezni, hogy

• mennyire stabil az adott cég (ez a hosszabb távú együttműködés kialakításánál lényeges)

• mennyire megbízható (nagy valószínűséggel a több szerelő nagyobb tapasztalati hátteret jelent)

• mekkora eséllyel szerezhetünk közeli időpontot (a nagyobb létszám nyilván több munkahelyet = szerelőállást jelent)

2. Szerviz távolsága: egy közelebbi szerviz természetesen kisebb járulékos költséget jelent (odajutás üzemanyag költsége, kiesett idő).

3. Nyitva tartás: egyértelműen rugalmasabb ügyintézést jelent egy hosszabban nyitvatartó cég, főleg, ha az esetleg hétvégén is dolgozik, azaz nem a mi munkaidőnkben „veszi el” a munkaeszközeinket.

4. Adminisztráció: ez a számunkra abszolút „halott idő”, minimálisra csökkentése alapvető cél.

5. Mosás: az, hogy a gépjárműveket (kvázi bonus szolgáltatásként) lemossák egy szervizelést követően a költségeinket csökkenti, és a cég arculatát, megjelenését pozitív irányba befolyásolja.

6. Egyéb átvizsgálás: természetes, hogy a rendszeresen karbantartott, átvizsgált járművek nagyobb hatékonyságot biztosítanak a működésben.

A feladat által érintett célcsoportok

Minden olyan több járművet nagy kihasználtsággal használó cég döntéshozói, akik az üzleti hatékonyság optimalizálását fontos feladatnak tekintik.

Ezek a felelős vezetők valószínűleg belátják, hogy egy arányaiban kisebb befektetés egy ilyen elemzésbe a cég hosszú távú működésének biztonságosabbá, költségei összetételének átláthatóbbá tételét megéri.

A feladat megválaszolása kapcsán várható hasznosság

A legtöbb helyen a gépjárműpark karbantartása egy „púp a hátunkon” feladatkör, mellyel csak annak valóban égető problémaként jelentkezésekor foglalkoznak, akkor viszont nem elsősorban a költséghatékonyság és egyéb előnyök, hanem a gyors elintézés szempontjából.

A problémakör részletes vizsgálata egyrészt támpontot nyújthat az ehhez hasonló működtetési igények optimalizálásának feltárásához, másrészt konkrét kimutatást nyújt a jelenlegi modell megfelelőségéről. Így az ilyen feladatok objektív vizsgálatának sorát elindítva jelentős mértékben befolyásolhatja egy vállalkozás működésének gazdaságosságát.

A vizsgálat eredményeit elemezve arra is választ kaphatunk, hogy egy-egy szolgáltató árainak kialakításakor melyik tényező milyen súllyal esik latba, és ezt összehasonlítva a saját prioritásainkkal könnyebben választhatunk a palettáról. Ha pl. egy szolgáltató „túlárazva”, azaz felülértékelve nyújt egy bizonyos kényelmi szolgáltatást, de annak fontossága számunkra elenyésző (jelen esetben pl. amúgy is kötelező az autók hetenkénti mosása), akkor választhatunk olyat is, ahol ez az adott tényező hiányzik, vagy nem játszik olyan fontos szerepet. Ugyanez igaz fordítva is, azaz ha valahol alulértékelt szolgáltatással találkozunk, azt nyilván szívesen vesszük igénybe.

Mindezekből következően a vizsgálat segítségével egy átfogóbb képet állíthatunk össze arról, hogy az igénybevett szolgáltatások különböző paramétereinek fontossága milyen szerepet játszhat egy-egy döntésben.

Összefoglalás: Az elemzéstől elvárt központi kérdések, melyekre választ várunk:

- az egyes szervizek árainak alul-, illetve felülértékeltsége (a COCO függvény becsült értékeinek összehasonlítása a tény értékekkel /célfüggvény értékei/)

- az egyes szolgáltatók közötti tételenkénti rangsor az attribútumok alapján

- az egyes paraméterek szolgáltatók szerinti fontosságának összehasonlítása a saját értékrendünkkel

Mivel jelen elemzés főként arra keres választ, hogy lehet-e (és ha igen, milyen módon) csökkenteni a gépjármű fenntartás költségeit egy cégen belül, ám a megoldást a megelőzésben látja, a várható hozam igen nehezen mérhető. Célunk az, hogy beláttassuk egy döntéshozóval, ha a számítások alátámasztják, hogy a megelőzés nem jár aránytalan többletköltséggel, akkor érdemes olyan szervizt választani, melynek díjazása arányos a nyújtott szolgáltatással.

A válaszokat befolyásoló tényezők

A kiválasztott attribútumok összeállítása befolyásolja az értékelés eredményét.

A saját megoldás bemutatása (MÓDSZER)

1. Objektumok meghatározása

Az Excel tábla „Alapadatok” lapjának B oszlopa tartalmazza a kiválasztott szervizeket, melyeket az elérhetőség és a tapasztalati úton beszerezhető információk alapján választottam ki

2. Attribútumok meghatározása

Az „Alapadatok” lap C oszlopában gyűjtöttem össze a vizsgálandó jellemzőket

Ezek a szerelők száma, a szerviz közelsége, a nyitva tartás és az adminisztráció hossza, valamint a kényelmi szolgáltatások -mosás, egyéb átvizsgálás- megléte lettek

3. Cél kijelölése

Konkrét célunk az olajcsere elvégeztetésére fordított legarányosabb összeg megkeresése

4. Az adatok összegyűjtése értékoszlopos struktúrában

Ahhoz, hogy elektronikus feldolgozást végezhessünk, először is rögzíteni kell az adatokat, erre az Excel táblázatkezelő program jó eszköz

5. Pivot tábla elkészítése

A „Alapadatok”-ból a későbbi számításokhoz egy Pivot táblát készítettem, mely a COCO elemzés kiinduló bázisát képezi

6. Helyezés tábla elkészítése Sorszám képlet segítségével

Mivel az egyes attribútumok mind értékben, mind mértékegységben igen különbözőek, velük közvetlenül számolásokat végezni nem tudunk. Ezért az értékelésbeli „pozitív” (a több a jobb), illetve „negatív” (a kisebb a jobb) szerepük alapján sorrendbe állítottam az értékeket, és ezeket adtam meg a Solver függvény paramétereként

7. Solver tábla elkészítése

A módosuló cellák kijelölésével, a lépcsők beállításával és a korlátozó feltételek megadásával beállítottam az Excel Solver függvényét, hogy készítsen becslést a költségek összetételéről

8. Solver, becslés készítése és az eredmények értékelése

9. Érzékenység és fontosság vizsgálatok az egyes attribútumok esetében

A Solver futtatása után kialakult eredmények részletes ismertetését, illetve az értékelés menetét a következő pontban részletezem

Az eredmények értelmezése (EREDMÉNY)

A megoldás az alábbi eredményeket hozza:

- Solver eredménye (a szervizek díjainak arányosság szerinti összehasonlítása)

- Az egyes attribútumok (szerviz jellemzők) SZEREPÉNEK és ÉRTÉKÉNEK megállapítása a szolgáltatással kapcsolatban

- Attribútumok FONTOSSÁGI rangsora

- Attribútumok ÉRZÉKENYSÉGI rangsora

SOLVER eredménye

A Solver az alábbi eredményeket adta („Következtetések” lap I4:K8 tartomány):

Szolgáltató   Szerviz olajcsere  COCO becslés   Különbség    % (eltérés)    Ítélet (10%-os határ)
                 munkadíja (Y)       (Y*)
Csamangó        7 000              6 999,998      0,002         0%          arányos ár 0%
Deák           10 000              9 999,999      0,001         0%          arányos ár 0%
Gergely         7 000              5 999,999  1 000,001        14,29%       felülértékelt ár
Igari           5 000              5 999,999   -999,999       -20%          alulértékelt ár
Maller         18 000             17 999,998      0,002         0%          arányos ár

A Solver eredmények értékelésekor arányosnak mondhatunk egy díjat, ha annak eltérése a Solver által becsült értéktől 10% alatt van, a negatív irányú nagyobb eltérés alulértékelt, a pozitív irány felülértékelt díjazást jelez.

Ezek szerint 3 szerviz árai a vizsgált paraméterek függvényében megfelelőnek mondhatóak, egyik helyen felülértékelt a szolgáltatás ára, egy másiknál viszont alul van értékelve a nyújtott szolgáltatás díja.

A 3 „megfelelő” árú szerviz díjának megállapítását a Solver gyakorlatilag egyformán megfelelőnek találta, azaz az összesített szolgáltatási díj mindhárom helyen „szinte tökéletes”.

Attribútumok SZEREPÉNEK és ÉRTÉKÉNEK megállapítása

A különböző paramétereknek a teljes díj alakulásába kalkulálandó értékeit (összegszerűen) a „Következtetések” lap C3:H8 tartománya mutatja.

Ugyanezen lap C17:H21 tartománya az attribútumok árképzésben betöltött %-os szerepét számítja ki.

A Solver eredményeinek fontossági és érzékenységi rangsorát a „Következtetések” lapon találjuk.

FONTOSSÁGI rangsor

A C13:H13 tartományban az egyes attribútumok becsült értékeinek átlagai vannak kiszámítva, ezek alapján rangsort állíthatunk fel (C12:H12 tartomány).

Ez a számítások alapján így alakult:

1. nyitva tartás

2. egyéb átvizsgálás

3. közelség

4. szerelők száma

5. mosás van

6. adminisztráció

ÉRZÉKENYSÉGI rangsor

Az érzékenységi rangsort szintén a becsült értékekből számíthatjuk, de most a szórásokat figyelembe véve (B11:H11 tartomány). Az adminisztráció szórása 0 lett, a többi attribútum érzékenysége (a szórások sorrendje a B10:H10 tartományban kiszámítva):

1. mosás van

2. szerelők száma

3. egyéb átvizsgálás

4. nyitva tartás

5. közelség

Ajánlások megfogalmazása (KÖVETKEZTETÉS)

Bár sem a rendelkezésre álló adatmennyiség, sem a vizsgált attribútumok száma nem ad okot arra, hogy elemzésünket abszolút autentikusnak mondjuk, nagy vonalakban levonhatunk általános érvényűnek tekinthető szabályokat.

A módszerről általában:

1. már ennyi attribútummal végzendő vizsgálat sem (egyszerűen) végezhető el a hagyományos módszerekkel, mindenképpen javasolt valamiféle elektronikus (programmal végzett) feldolgozás

2. több attribútum bevonásával lehet az eredményt befolyásolni

3. a módszer segítségével pontosabb képet alkothatunk az egyes tényezőknek a díj kialakulásában játszott tényleges szerepéről, egymáshoz viszonyított fontosságáról

Egy adott probléma megoldásában:

1. a számítás alapján kisebb fontosságú attribútumok, bár szubjektív megítélés szerint lényegesek lehetnek, az összesített gazdaságossági szempontokat nem befolyásolják, a döntéskor „tudni kell elengedni” őket, hiszen pont az objektivitásnak próbálunk nagyobb teret engedni "zajok"

Az adott feladat következtetései:

- A „legjobb” árat az „Igari” szerviz ajánlja, (most főként nem az abszolút értékről, hanem az alulértékeltségről van szó)

- A „Gergely” szerviz túlárazta a szolgáltatását

- A „Csamangó”, „Deák” és „Maller” szervizek árai arányosak

Az attribútumok érzékenysége („Következtetések” B10:H10 tartomány):

Az érzékenységből egy-egy paraméter egészre gyakorolt hatására következtethetünk. Azaz, hogy az adott attribútum változása milyen mértékben befolyásolhatja a becsült díj értékét. A jelen adatok közül ez a „mosás van” attribútum, azaz ha pl. egy szerviz felvenné ezt a szolgáltatást a palettájára, azzal jelentősen javulhatna az értékelése.

A fontosság értékelése („Következtetések” B12:H12 tartomány):

A fontosság azt mutatja meg, hogy az adott attribútum az összes szervizt vizsgálva mekkora hányadot tesz ki a díjból. Így tehát elmondhatjuk, hogy ha egy szerviz a fontosabb attribútumokat nagyobb hányadban kalkulálja bele az árába, akkor az az értékelésünk szerint arányosabb árú szolgáltatást nyújt. Ezt a logikát követve alakult ki az „Abszolút rangsor” (L24:M28)

Összehasonlítva a leírt „bevett gyakorlat” módszert a hasonlóságelemzéssel láthatjuk, hogy ez utóbbi objektívabb, jobban értékelhető képet adott, mint a puszta benyomások.

Megvilágítja, hogy eredeti feltételezésünk, amit bizonyítani akartunk (nevezetesen, hogy egy drágább szolgáltatás nem feltétlenül túlárazott) valóban megállja a helyét, és konkrét számokkal támasztja alá az elgondolást.

GYŐZTES hirdetése Az értékelés alapján a győztes cég az „Igari” szerviz, a második helyen viszont az eddig követett módszer abszolút vesztese, a „Maller” szerviz végzett, ami legalábbis értékelésünk abszolút újszerűségét mutatja.

A gépjármű-karbantartás költségtervezésének szempontjai (VITA)

Amint azt a feladat előtörténetében kifejtettem, célunk a KKV gépjármű-karbantartásának optimalizálása volt. Az elemzésből kiderült, hogy ez korántsem azonos a költségek minimalizálásával. Az ún. ár-érték arány figyelembevétele, bár elmondva evidensnek tűnik, mégis konkrét esetekben háttérbe szorul.

A COCO módszer alkalmazása megmutatta, hogy ha objektív szempontok bevonásával, felelősen kívánunk döntést hozni, nem feltétlenül az első látásra kézenfekvőnek tűnő megoldás a legjobb. Az, hogy profittermelő egységek költségnöveléssel is elérhetnek haszonnövekedést, persze érthető, de most már ebben az esetben is bizonyított.

A COCO módszer hatásosságát tehát látjuk, azonban meg kell még említenünk, hogy több attribútum bevonásával (esetleg egyesek elhagyásával) az eredmények változhatnak.

A tökéletes megoldás eléréséhez (minél jobb megközelítéséhez) több lépcsőben, a „zajok” fokozatos kiszűrésével juthatunk el.

A COCO módszer néhány további előnye:

- a piac változáskövetése gyorsan, kényelmesen végezhető azaz, ha pl. egy szerviz bármely vizsgált attribútuma változik (árat emelnek, új munkaerőt állítanak be, változik a nyitva tartás, stb.), azon egy adat rögzítésével és néhány kattintással a Solver újbóli futtatása után máris a friss képet látjuk

- matematikailag jól védhető megoldást nyújt

- az objektivitás szintének növekedését érhetjük el vele

- mindezekből következően a hibás döntések arányát csökkenthetjük

- felvéve a döntéshozatali eszközök közé, versenyképesség növekedést okozhat

- a döntési reakcióidők csökkennek

- az életminőség javul

Kapcsolódó, ill. konkurens megoldások, dokumentumok

Felhasznált irodalom

Elektronikus:

Magyar Agráripari Szövetség portál

http://odin.agr.unideb.hu/magisz/Palyazat/Diploma2007/Fazekas%20Boglarka.pdf