„Tudásmenedzsment” változatai közötti eltérés

A lap 2005. december 3., 17:26-kori változata

Angol megnevezés: ... knowledge management (KM)

Német megnevezés: ... Wissensmanagement (WM)

Történeti modul

• 2003. február 5:"A tudásmenedzsment feladata a rendelkezésre álló IT eszközök olyan módon való felhasználása, amely az adott szervezet részére versenyelőnyt biztosít.Sokan hajlamosak arra, hogy a technológiai oldalra helyezzék a hangsúlyt. Ez azért van, mert a műszaki oldal (Internet, intranet, elektronikus adatbázisok, adatbányászat, szakértői szoftverek, videokonferencia, stb.) a legkönnyebben megragadható része a tudásmenedzsmentnek. Az információ-technológia elsődleges szerepe azonban az, hogy az érdekeltek számára elérhetővé, egymással kombinálhatóvá tegyék a rögzített ismereteket. Az infrastruktúra keretet biztosít, amit az elkötelezett embereknek kell tartalommal megtölteni, hogy ne csak az információt, hanem a tudást is átadják egymásnak. A tudásmenedzsment elsődleges célja, hogy a hallgatag tudást felszínre hozza olyan formában, hogy mások számára is hasznosítható legyen. Ehhez pedig az kell, hogy az emberek hajlandók legyenek megosztani tudásukat, ne érezzék úgy, hogy a tudás hatalom. Ezt segíthetik a közös célok és az ebből fakadó együttműködés légköre, vagyis a támogató szervezeti kultúra, ezen belül is a bizalom és a kommunikáció. Az emberek akkor dolgoznak leghatékonyabban együtt, ha bíznak egymásban.

A tudásmenedzsment (TM) jelenléte a magyarországi vállalatoknál

Egy tudásmenedzsment-program elemei:

Emberek:

• Tudásmenedzsment tudatosítás megvalósítása (workshop, tréning
• Felelősök, tudásközpontok kialakítása
• Tudásmegosztás ösztönzése, jutalmazás
• A „gyakorlat közösségének” kialakítása és fejlesztése
• Formális tudásmenedzsment csatornák kialakítása

Folyamat:

• A jelenlegi helyzet elemzése (benchmarking)
• Tudásmenedzsment stratégia elkészítése
• Új rendszerek implementálása a „gyakorlat közösségének”
• Egyéb tudásmenedzsment folyamatok tervezése

Tartalom:

• Tudástérkép létrehozása
• A tudásmenedzselés szabályozási környezetének kialakítása
• A szellemi tőke mérése

Technológia:

• Tudásmenedzsment rendszeraudit vagy felmérés elvégzése
• A legjobb gyakorlat megosztásának támogatása
• Tudásmenedzsment szoftverek használata (Intranet, Groupware …)

Az egyes lépcsőfokok:

• 1.fázis: Tudás kaotikus: 3 vagy kevesebb a fenti elemek közül
• 2.fázis: Tudás felismerő: 4 vagy több elem, legalább 2 területen
• 3.fázis: Tudás támogatott: 6 vagy több elem, legalább 3 területen
• 4.fázis: Tudás menedzselt: több mint 2 elem minden területen
• 5.fázis: Tudás központú: minden elem"

Boda György: Tudásmenedzsment Magyarországon. Megjelent: Sveiby, Karl Erik: Szervezetek új gazdagsága: a menedzselt tudás 41. old.

A tudásmenedzsment (TM) jelenléte a magyarországi vállalatoknál[1]

• 2003. május 26:"...a szervezeti tanulás elméletének és perspektívájának pragmatikus továbbfejlődése a tudásmenedzsment. A tudás a piacokról, termékekről, folyamatokról és a versenyről egyre intenzívebb lesz. Egy jövőorientált menedzsmentnek reagálnia kell erre. A tudásmenedzsmentnek az a célja, hogy aktiválja a vállalatnál lévő megosztott, elrejtett tudást. Így gyorsabban és rugalmasabban lehet reagálni a piaci igényekre és a konkurencia lépéseire.A stratégiai tervezés is hatékonyabbá válik és jobb minőséget érhetünk el.Ezzel együtt ösztönözzük az innovációs készséget.

A tudásmenedzsment hat alapfolyamata:

• a tudás azonosítása(célok meghatározása, mely lehet:normatív,startégiai, operatív)
• a tudás megszerzése
• a tudás fejlesztése
• a tudás (el)osztása
• a tudás hasznosítása
• a tudás megőrzése.

A Management by Objectives(MbO)filozófiája itt is érvényes: először a célokat határozzuk meg, azután tervezzük, döntöttünk és megvalósítunk,az elért eredményeket feedback folyamatokkal felülvizsgáljuk, hogy ellenőrizhessük a tudást és ismét célokat határozhassuk meg.A tudásmenedzsment pénzbe kerül és menedzsmentforrásokat igényel.Nem lehet öncélú, hanem bizonyítania kell hozzájárulását a vállalati célok eléréséhez.Ezért folyamatosan ellenőrizni kell, hogy elérte-e a célokat, hogy ezek értelmesek és hatékonyak-e, hol vannak hibák és mit lehetne jobban csinálni."[2]

• 2004. október 12:"A tudás hatalmi bázisként való vizsgálata fontos feladat.A tudás jelentőségét felismerve sok vállalat kezdett bele különféle tudásmenedzsment programokba, és az egyéb projektekben (pl. vezetői információs rendszer fejlesztése, ügyfélkapcsolatok menedzsmentje) is gyakran találunk tudásmenedzsment-elemeket és vonatkozásokat.A tudást persze mindig is menedzselték (fejlesztették, rögzítették, terjesztették stb.), amióta világ a világ, a gazdaság fejlődése azonban szükségessé, a modern technológia pedig lehetővé tette, hogy ezt egyre tudatosabban és módszeresebben csinálják.A tudásmenedzsmentnek azonban van egy sokkal nehezebben kezelhető szociológiai, kulturális, hatalmi vetülete is, és a projektek hajója éppen itt szokott gyakran zátonyra futni."[3]

• 2004. november 19:"A megszerzett vállalati és szervezeti tudásvagyon kiaknázása létfontosságú jelentőségű minden olyan szervezet számára, amely valamilyen tudásbázist hasznosít működése során.A kiaknázás módszertana, szemlélete alkalmazó szervezetenként eltérő. Egy lehetséges informatikai alternatíva pl.:a ConOrg tudásmenedzsment rendszer.A különböző tudásfajták tulajdonságaikból eredően más-más megközelítést igényelnek a tudásmenedzsment részéről:
• Kodifikációs (rendszerező):a tudás adatbázisokban, rendszerezett formában mindenki által hozzáférhető és felhasználható formában áll rendelkezésre
• Perszonalizációs (kapcsolati):a tudás szorosan kapcsolódik annak hordozójához, a fő prioritás ezen tudás kommunikálása a különböző csatornákon keresztül, az egyének együttműködésének és hatékony kommunikációjának támogatása."[4]

• 2004:"...a tudásmenedzsment az intézményi szellemi tőke növelését célzó törekvések összessége.Könyvtári megvalósulásában a feladatok abban állnak, hogy tudatosítsák saját munkatársaik és a közvélemény számára, hogy milyen információkat birtokolnak és képesek szolgáltatni; szervezzék meg a könyvtári munka tanulságainak és tapasztalatainak megosztását a munkatársak között;adatbázis-szolgáltatásaikat összefogott, rendezett szervezeti és technikai keretek között kínálják fel;csökkentsék használóiknak azokat a nehézségeit, melyet a nagy tömegű, emészthetetlen keretek között áradó információ okoz, és ugyanakkor tegyék lehetővé, hogy az olvasók ismerethiányaikat célzott és támogatott formában feloldhassák. Mindehhez szükség van ún. tudástérképre. A tudástérkép annak ismerete, hogy adott intézményen belül mikor és hova (kikhez) érdemes fordulni. A legegyszerűbb tudástérkép az intézmény szervezeti felépítése. Az egyik legjelentősebb fejlemény a könyvtári eredmények sikeres „menedzselésében” az ún. digitális referensz. Egyik fajtája az elektronikus levelezésen, másik, rohamosan fejlődő fajtája az online „csevegésen” (chat), a „csevegőszobán” (chat-room) alapul."[5]

• 2005. február 8:"Ha a szervezetek igazi értéke a tudása, akkor a tudatos tudásmenedzsment, vagyis a kollektív tudás és közös intelligencia megszerzésének folyamata, valamint azok felhasználása az állandó szervezeti tanuláson keresztül a versenyelőny alapja. A tudásmenedzsment előtt rendkívül izgalmas kihívások állnak, így például a szervezet számára ténylegesen lényeges, fontos információs és tudásigények felderítése és azonosítása."[6]

Ontológiai modul

"ez egy" kapcsolattípus

• vállalati(jelző, ill. alkalmazási terület)
• könyvtári (jelző, ill. alkalmazási terület)
• agrár (jelző, ill. alkalmazási terület)
• logisztikai (jelző, ill. alkalmazási terület)
• egészségügyi (jelző, ill. alkalmazási terület)
• tudásbázisú keretrendszer (DoctuS - Baracskai Zoltán-BME )
• immateriális vagyon figyelő (IAM - Intangible Asset Monitor)
• láthatatlan tőkeelemek figyelése balanced scorecard módszertan felhasználásával (BSC modell-Norton és Kaplan féle módszertan)

"van neki, része a szócikknek" kapcsolattípus

• adatbányászat
• benchmarking
• E-learning
• Kategorizálás
• Szakértői keresés
• Dokumentumkezelés
• Kollaboráció
• Tudáscontrolling
• Tudásbázis
• Tudásbázisú rendszer
• Tudásáramlás
• Tudáspiac
• Menedzsment információs rendszer
• Tudásábrázolás
• Objektív tudás
• spontaneitás (jellemző)

"a szócikk része valaminek (a szócikkel egyenrangú fogalmak)" kapcsolattípus

• Vállalati tudástőke
• Tudástárház
• Tudásmegosztás ösztönzése-motiválása

Ellentmondások és vitatott kijelentések modulja

• ...

Definíciós modul

• ...

A tudásmenedzsment a már megszerzett széleskörű információtömeg megosztása, mások számára is hasznosíthatóvá tétele.A tudásmenedzsment-program megvalósítását legtöbbször az információdömping és az ebből fakadó időhiány akadályozza, illetve a számítógépes rendszerek bonyolult használata. A tudásmenedzsmenthez szükséges legfontosabb tulajdonságok a magunk világos kifejezése.

Legyen határozott okunk vagy célunk [mármint tudásunk megosztására/megosztásával]. Egy nyelven beszéljünk. Jusson rá időnk. Legyen mód a kötetlen kapcsolatfelvételre. Magunk dönthessük el, hogy bekapcsolódunk-e. Legyen a kezünkben (fejünkben) olyan helyi/személyes tudás, ami könnyen átadható. A tudás megosztásában támogassanak a feletteseink. Az infrastruktúra is támogassa a tudás megosztását

tudásmenedzsment-programok számos feladatán az összes munkatárs osztozik.

A tudásmenedzsment fogalma Az egyik legrövidebb meghatározás szerint a tudásmenedzsment nem más, mint az intézményi szellemi tőke növelését célzó törekvések összessége. Mi teszi szükségessé ezeket a törekvéseket? Mi sarkallja arra a szervezeteket, hogy - akár "tudásmenedzsment-stratégiát" hirdetve, akár a zsargont mellőzve - a legnagyobb erőfeszítéseket tegyék ezen a téren? A válasz: súlyos gondokat kell orvosolniuk. Íme a problémák leltára Rob Abbott (2000) szerint:

Az intézmények nincsenek tudatában annak, milyen információkat birtokolnak. A rendelkezésre álló információk halmaza széteső, rendezetlen, nincs szerkezete, nem összpontosul célok köré. Az emberek egyszerre szenvednek az információk tömegétől és az ismeretek hiányától. Szakmai jártasság, szakértői tudás, értékes tapasztalatok és munkakapcsolatok semmivé válnak, mihelyst mindezek birtokosa, a dolgozó elhagyja az intézményt. A tanulságok és a tapasztalatok megosztásának nehézsége oda vezet, hogy rengeteg idő és pénz pazarlódik el (ugyanazon a cégen belül) az egyszer már megoldott feladatok újbóli megfejtésére. Nem használják ki a drágán megszerzett információt, még kevésbé használják fel ugyanazt új módon. Tengernyi bonyodalmat okoz a meglévő nyilvántartások nehézkessége. Mindeközben egyre többen vélik úgy, hogy a "megfelelő" információtechnológia segíthet e gondokon, és ez a remény a tudásmenedzsment felé fordítja érdeklődésüket (mindegy, hogy annak nevezik vagy sem).

úgy határozza meg a tudásmenedzsmentet, mint ami a tudás megragadásáról és - az intézmény érdekében történő - alkalmazásáról szól (Drayton 1999). Marianne Broadbent (1998) számára a tudásmenedzsment nem jelent mást, mint olyan céltudatos vezetési folyamatot, amely során sikerül megragadni és a cég érdekében hasznosítani a gyakran személyes és kontextuális (az összefüggésekben, szó szerint a szövegösszefüggésekben rejtező) tudást. Paul Quintas, az Open University's Business School professzora szerint a tudásmenedzsment a tudás létrehozását, megosztását, mérését, felhasználását (az eredetiben: "absorbing", azaz felszív(ód)ás, beépítés/beépülés szerepel), valamint feltérképezését takarja (D'Arcy 2000). Geoff Smith, a Cap Gemini Ernst & Young szakembere azt emeli ki, hogy a tudásmenedzsment rálátást biztosít a vállalati élet összes aspektusára, a problémákat a maguk teljességében láttatja, ehhez képest akár az emberierőforrás-menedzsment, akár az információtechnológiai szakemberek, akár más részlegek igyekezete csak korlátozott betekintést nyújt (Smith 2000). Visszatérve az olvasottakhoz: abban mindenki egyetért, hogy a tudásmenedzsment elsődleges célja a tacit tudás előcsalogatása. Mi történik ilyenkor?

A személyiségbe burkolt kimondatlan tudás a megfogalmazás (rögzítés, kodifikálás, rendszerezés) révén válik a másik ember számára információvá, amit aztán újra és újra hasznosítani lehet. Ezt a lépést externalizációnak, ritkábban artikulációnak nevezik. A megfogalmazás jelentőségét nem lehet túlbecsülni. Minél inkább sikerül a lényeget megragadni, annál szélesebb körben hasznosítható a születő információ. A szerzőt a kifejezés fáradalmaiért bőségesen kárpótolja a letisztult tudás öröme. Mindnyájan tapasztalhattuk, mennyivel világosabban látjuk azt, amit sikerült - nagy munka árán - szöveggé formálnunk. Hát még ha előadóként vagy tanítóként tovább is tudtuk adni! Akkor értettük meg igazán.

A hagyományos értelemben vett írásba foglalás mellett a rejtett tudás kifejezésének különösen találó módja az analógiák keresése, metaforák alkalmazása, példázatok és történetek mesélése. David Snowden (2000) szerint a vállalati történetek mindent elárulnak arról, amit közvetlen rákérdezéssel lehetetlen kideríteni. (De miként bírja rá Snowden az ügyfeleit ezekre az elbeszélésekre? Egyszerűen: elmondja nekik mások történeteit!) Stuart Hannabuss hosszú cikket szentelt a vezetők által előadott történetek elemzésének. Ezek a történetek bepillantást engednek a vezetők tacit tudásába. Épp ez a cikkíró célja: felderíteni a tapasztalt vezetők döntései mögött álló tudást, mert az "az egyik legértékesebb versenyelőny". A cikket elolvasva csak annyit mondhatok, hogy ez a felderítés megdöbbentően nehéz! (Hannabus 2000)

A tapasztalatokon alapuló, de sokáig a birtokosa számára is rejtve maradó tudás megnyilvánulásának manapság egyre gyakoribb módja az e-mail. E-mailben hasonló könnyedséggel fejezzük ki magunkat, mint egy négyszemközti beszélgetés során - sokszor adunk hát ilyen módon tanácsot, felvilágosítást. Melléktermékként az elektronikus levélben ott ragad az információ, onnan pedig archiválás és visszakeresés révén bármikor ismét segítségül hívható. Az e-mailt mint közeget a levelezőcsoportok vagy -fórumok aknázzák ki a legeredményesebben. A kérdések és a válaszok eljutnak a csoport minden egyes tagjához. A leveleket olvasva vagy a levélarchívumban kutatva igen sok problémára találhatunk megoldást. Ha soha nem látott nehézséggel szembesülünk, "megcsapolhatjuk" a csoporttagok tudását. A levelezőfórumok archivált forgalma a hasznos ismeretek kincsesbányája. Nem csoda, hogy számos cégnél bevett gyakorlat a házon belüli levelezőcsoportok működtetése.

A tacit tudás átalakítása explicit információvá minden kétséget kizáróan látványosan növeli az intézmények szellemi kapacitását, ezért áll ez a törekvés a tudásmenedzsment előterében. Természetesen a tudásfajták transzformációjának nem az externalizáció az egyedüli példája... Tudásmenedzsment a gyakorlatban Az közleményekben ismertetett tudásmenedzsment-projektek, a tanácsadócégek által ajánlott menetrendek igen változatosak. A szerzők általában ki is hangsúlyozzák, hogy az egész tevékenység rendkívüli mértékben függ a szóban forgó intézmény adottságaitól, úgyhogy mások gyakorlatának másolásával nem lehet messzire jutni. Természetesen vannak a programokban közös elemek, ezek felsorolása azonban, félek, egyáltalán nem olyan izgalmas, mint akár egyetlen konkrét példa. Tehát:

Mérjük fel a helyzetet, térképezzük fel a tudásvagyont, hogy "tudjuk, mit tudunk". Tegyük könnyen elérhetővé az intézményi tudást minden érdekelt számára. Bátorítsuk a tudás megosztását, a kimondatlan tudás kifejezését. Ösztönözzük az új tudás létrehozását, a szellemi tőke jobb kihasználását. A leggyakoribb intelem pedig így hangzik: Csak akkor vágjunk bele, ha a tervezett projekt meghatározott (üzleti) célhoz kapcsolódik és megkaptuk a felsővezetők támogatását

Tesztkérdések modul

• ...

Ajánlott irodalmak modulja

• Boda György: Tudásmenedzsment Magyarországon, megjelent: Sveiby, Karl Erik: Szervezetek új gazdagsága: a menedzselt tudás, KJK. 2001.
• Bőgel György: Tudásmenedzsment : a láthatatlan hatalom, megjelent: Magyar Távközlés, 1999. szeptember
• Révai Nagy Lexikona - Révai testvérek Irodalmi Intézet Rt. 1925. XVIII. kötet
• Magyar Értelmező Kéziszótár lektorálta Garamvölgyi József, 1982.
• A Pallas Nagy Lexikona, 1897, XVI. Kötet
• T. H. Davenport, L.Prusak: Tudásmenedzsment, Kossuth Kiadó Budapest, 2001.